Vaak komt het voor dat klanten werken met andere registratiesystemen, zoals een extern kloksysteem. Deze systemen kunnen de geregistreerde uren exporteren, zodat ze in e-UUR kunnen worden geïmporteerd. Een overzicht van de applicaties waarvan uren in e-UUR kunnen worden geimporteerd, vind je in het artikel Overzicht applicaties uren importeren.
Om de link te leggen tussen het urenbestand en e-UUR, moet er eenmalig een importprofiel opgesteld worden. Vervolgens kun jij, de bemiddelaar of de inlener eenvoudig, snel en foutloos met één druk op de knop de uren importeren in e-UUR. De e-UUR importtool maakt van alle benodigde gegevens automatisch urenbriefjes. Deze urenbriefjes hoef je daarna alleen nog maar te accorderen om ze door te zetten naar de backoffice.
Importprofiel maken
Importprofielen kun je zelf maken. In het artikel Importprofiel maken (Basis) kun je lezen hoe je zelf een importprofiel maakt. Om een importprofiel te laten maken, kun je contact opnemen met Akyla via euur@akyla.nl.
Importprofiel gebruiken
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je het importprofiel gebruikt bij het importeren van de uren. De volgende onderwerpen worden behandeld.
- Leverancier en bemiddelaar importeren
- Inlener importeren
- Verwerken van uitvalberichten
- Veel voorkomende uitvalmeldingen
- Importrelaties
- Overzicht geïmporteerde uren
Leverancier en bemiddelaar importeren
De leverancier en de bemiddelaar kunnen uren voor de inlener importeren. Ga naar Start > Urenbriefjes > Importeren en klik op Nieuw.
Selecteer onder Inlener de inlener voor wie je uren gaat importeren. Kies vervolgens het juiste importprofiel onder Profiel.
Bij Automatisch corrigeren kun je instellen of urenbriefjes via de importmodule gecorrigeerd mogen worden. Meer informatie hierover vind je in het artikel Corrigeren van urenbriefjes in de importmodule.
Afhankelijk van het profiel moet eventueel het jaar en weeknummer ingevoerd worden waarvoor het importbestand van toepassing is.
Klik op Valideren.
Het bestand wordt door de importtool gevalideerd om te controleren of alle informatie uit het bestand in e-UUR kan worden geïmporteerd. De importtool valideert:
- plaatsingen
- aantal uren en onkosten
- periode
- projecten (optioneel)
Rechtsonder in beeld geeft de validatie een samenvatting.
Voor het verwerken van uitgevallen uren kun je verderop in dit artikel meer informatie lezen. Zijn er geen uitvalmeldingen, kies dan voor Importeren. Je krijgt de melding dat de uren zijn geïmporteerd.
Inlener importeren
Een inlener kan uren importeren als er een importprofiel is gekoppeld. Ga hiervoor naar Start > Inleners en open de inlener bij wie je een importprofiel wilt koppelen. Klik op Bewerken en selecteer onder Importprofielen het juiste profiel. Klik daarna op Opslaan.
Controleer onder Start > Dashboard > Tegels op Dashboards of de tegel beschikbaar is op het inlenerdashboard. Er moet een vinkje staan bij de tegel Importeren bij Start Dashboard (inlener), Beheer (inlener) of een zelf toegevoegd dashboard voor de inlener.
De tegel is alleen zichtbaar voor de inlener als er een importprofiel is gekoppeld aan de inlener. Dit koppelen gebeurt door een importprofiel te selecteren en op te slaan bij de inlener. De tegel is niet zichtbaar voor inleners waarbij geen importprofiel is gekoppeld.
Klik op de tegel Importeren. Het importeren werkt nu hetzelfde als voor de leverancier en bemiddelaar. Dit is hiervoor uitgelegd.
Verwerken van uitvalberichten
Je kunt verschillende uitvalberichten krijgen. Deze uitvalmeldingen kun je exporteren naar een Excelbestand voor een overzicht. Klik daarvoor bij het importeren op Overig > Validatie-meldingen exporteren.
Er wordt een Excelbestand gedownload waarin alle uitvalmeldingen staan.
Dit bestand is beschikbaar voor de leverancier, inlener en bemiddelaar die uren kan importeren.
De uitvalberichten zijn beschikbaar tijdens het valideren en importeren. De details zijn alleen beschikbaar tijdens het valideren en importeren.
Dit betekent dat je ook van oude imports het uitvalbestand kunt downloaden. Open daarvoor de import en klik op Overig > Validatie-meldingen exporteren. Als er validatiemelden zijn, dan vind je die terug in het uitvalbestand. Op deze manier kun je
Let op: vul je de ontbrekende gegevens in en klik je daarna weer op Valideren, dan zijn er daarna geen uitvalmeldingen meer in het Excelbestand als er geen uitvalmeldingen meer zijn.
De kolom Plaatsing (id) van de validatiemeldingen is niet beschikbaar voor de inlener.
Veel voorkomende uitvalmeldingen
Je krijgt onderstaande melding wanneer de importtool geen geldige urenregels uit het toegevoegde bestand kan halen.
Als je de import eerder hebt gebruikt, controleer of het bestand gelijk is aan het eerder geïmporteerde bestand. Let hierbij op of dezelfde gegevens in dezelfde kolommen staan. Wanneer de structuur hetzelfde is, kan het bestand opnieuw worden geïmporteerd.
Als je voor het eerst importeert en bovenstaande melding krijgt, kun je contact opnemen met onze helpdesk door het te importeren bestand onder vermelding van de profielnaam te sturen naar euur@akyla.nl. Zij zullen het importprofiel en het bestand controleren en zo spoedig mogelijk contact met je opnemen.
Je kunt ook onderstaande melding krijgen.
Kies nogmaals voor Valideren om de nieuwe relaties te controleren voordat er geïmporteerd wordt.
Mocht het niet direct mogelijk zijn om de gehele import goed te valideren, bijvoorbeeld omdat een plaatsing niet voorzien is van het juiste looncomponent, dan kun je aan de hand van de samenvatting bij het valideren die uren handmatig in de backoffice verwerken.
Importrelaties
Tijdens het valideren wordt er een relatie gelegd tussen de informatie die in het importbestand staat en de informatie die in e-UUR staat. In veel gevallen zal de importmodule deze informatie zelf kunnen verwerken, maar in uitzonderingen vraagt de validatie-optie jou om handmatig de juiste relatie te leggen.
Deze relaties worden opgeslagen, zodat je deze slechts eenmaal hoeft in te geven. Is er per ongeluk een verkeerde relatie geselecteerd? Deze kun je deze altijd middels Import relaties wijzigen of verwijderen. Kies hiervoor de soort relatie die je hebt gelegd (plaatsingen, componenten of projecten) en zoek de relatie op in het overzicht. Kies voor Bewerken of voor Verwijderen om het gewenste resultaat te behalen.
Overzicht geïmporteerde uren
Na het importeren van een urenbestand vind je onder Start > Urenbriefjes > Importeren (leverancier en bemiddelaar) of onder het Icoon Import (inlener) een overzicht van de importhistorie.
De items die de bemiddelaar of inlener mag zien zijn afhankelijk van het gebruikte importprofiel.
- Als het importprofiel inlenerafhankelijk is, dan mag de bemiddelaar de importhistorie inzien van de inleners die onder hem vallen.
- Als het importprofiel niet inlenerafhankelijk is, dan mag de bemiddelaar alleen de items zien die hij zelf heeft geïmporteerd. In dit geval zijn items die door de leverancier zijn geïmporteerd, dus alleen voor de leverancier beschikbaar in zijn overzicht.
- De inlener ziet alleen items die door hemzelf of door de bemiddelaar waar hij onder valt zijn geïmporteerd.
Projecten importeren
Het is niet altijd mogelijk om projecten te importeren en te kunnen opslaan. Dit heeft te maken met of de gekoppelde backoffice, ook onbekende projecten kan verwerken. Deze optie is dan ook alleen beschikbaar wanneer er een koppeling is met de volgende backoffice:
- Afas Profit
- Afas Profit Flex
- NoCore
- MySolution
- UBplus
Wanneer de optie niet beschikbaar is om projecten aan te maken en op te slaan, is het wel mogelijk deze uit te lezen en te koppelen aan een bestaand profiel. Wanneer je projecten gebruikt, welke bij een inlener gekoppeld staan (en zijn aangeleverd vanuit de backoffice), kun je altijd projecten importeren en koppelen aan een bestaand project.
Bovenstaande is derhalve altijd mogelijk wanneer er geen gekoppelde backoffice is en de juiste licentie beschikbaar is om gebruik te maken van de projecten module.
Was dit artikel nuttig?
Artikelen in deze sectie
- Uren valideren & importeren vanuit bestand
- Importprofiel maken (basis)
- Uren importeren aanvullen of overschrijven
- Importprofiel koppelen aan de inlener
- Importeren van een of meerdere tabbladen
- Importprofiel met niveaus
- Importprofiel op basis van een CSV bestand
- De importwachtrij
- Reguliere expressies in het importprofiel
- Start- en eindtijden importeren uit dezelfde cel