Wat zijn importrelaties?

Importrelaties zijn relaties die worden gelegd in de importmodule, waarbij uren worden ingelezen middels een importprofiel. De gegevens die bij de uren geïmporteerd worden, zoals bijvoorbeeld de naam van de flexkracht, wordt vastgelegd in een relatie. Meer informatie over het importeren van uren vind je in het artikel Uren importeren vanuit bestand.

Wat kan er geïmporteerd worden?

Binnen de importmodule kunnen uitsluitend uren worden geïmporteerd. Door middel van een importprofiel worden de uren uitgelezen uit een Excelbestand of CSV bestand. Als er nieuwe uren worden geïmporteerd, zal e-UUR vragen bij welke plaatsing deze horen wanneer deze relatie niet automatisch kan worden gelegd. Deze identificatie (oftewel selectie) is eenmalig: e-UUR slaat alle relaties die gekoppeld zijn op. Bij een volgende import zal automatisch deze opgeslagen relatie gebruikt worden om de uren automatisch te kunnen importeren. E-UUR koppelt vier soorten gegevens bij het importeren. 

Inleners en plaatsingen

Aan wie behoren de ingelezen, gewerkte, uren toe? Met plaatsingen worden de reeds bestaande plaatsingen in e-UUR bedoelt. Aan een plaatsing is altijd een flexkracht en een inlener gekoppeld. Vanuit een plaatsing kan een urenbriefje worden gegenereerd.

Componenten

Met componenten worden looncomponenten bedoeld. In e-UUR worden looncomponenten toegevoegd aan een plaatsing. Je kunt uren uitsluitend op deze manier wegschrijven. Wanneer e-UUR de relatie niet kan leggen, voeg je de relatie van het looncomponent handmatig toe.

Projecten

Wanneer je gebruik maakt van projecten, kun je de uren per project weg laten schrijven. Dit zijn projecten die aan de plaatsing zijn toegevoegd. Ook hier geldt: je wordt alleen gevraagd deze te valideren wanneer e-UUR niet zelf de relatie tussen de projecten weet te leggen.

Alle gekoppelde informatie over plaatsingen, componenten en projecten wordt opgeslagen onder Import Relaties. Importrelaties kun je vinden onder de importmodule via Start > Urenbriefjes > Importeren of als inlener via het actieoverzicht Import. 

Selecteer de import waarvan je de relaties wilt zien en open de import.

Waarom worden er importrelaties gelegd? 

e-UUR zorgt dat de juiste gegevens worden geïmporteerd en onder de juiste plaatsing, component en/of project worden geplaatst. De importrelatie die hier wordt gelegd wordt éénmalig òf zelfstandig gelegd tijdens de import, of door middel van het valideren en koppelen. De importrelaties worden bijbehorend aan een importprofiel opgeslagen. De gelegde relatie wordt opgeslagen onder Import Relaties. 

Om te voorkomen dat er bij iedere import opnieuw de relatie moet worden gelegd, wordt tijdens een eerste validatie de relatie opgeslagen. Zo hoef je bij het importeren bij de eerste import de relaties te leggen en worden deze, bij het importeren van alle volgende bestanden, binnen hetzelfde importprofiel automatisch gelegd. De relatie die gemaakt is, is permanent en kan uitsluitend gewijzigd of verwijderd worden binnen de importrelaties.

Aanpassen, verwijderen of kopiëren van importrelaties?

Het kan zijn dat je iets wil wijzigen aan een importrelatie. Omdat er ergens een foutieve relatie is gelegd of omdat je eenvoudigweg iets wil verwijderen. 

Bijvoorbeeld wanneer een van de flexkrachten een nieuwe plaatsing heeft gekregen binnen dezelfde inlener. Bij importeren herkent de importmodule de flexkracht en zal de bijbehorende uren op de ‘oude’ plaatsing schrijven. Om dat te voorkomen kun je onder relaties de 'oude' plaatsing vinden en aanpassen. Een ander voorbeeld is dat er tijdens het valideren, een foutief looncomponent is geselecteerd. Tijdens het importeren zal de importmodule de uren hier op wegschrijven en kan een wijziging uitsluitend gedaan worden in de relatie.

Je kunt via Start > Urenbriefjes > Importeren de import selecteren en onder (Overig >) Import relaties (plaatsingen/componenten/projecten) de relatie openen. Vervolgens verschijnt er een lijst van de gelegde relaties. Je ziet hierbij ook welke gebruiker de relatie heeft gelegd en wanneer.

Klik de relatie aan die je wilt bewerken of verwijderen.

Wanneer je de relatie verwijderd hebt, kun je via het valideren de relatie opnieuw leggen. Bij een wijziging doe je dit rechtstreeks. Je kunt dan andere gegevens invullen. 

Je kunt een relatie ook kopiëren en als een nieuwe relatie aanmaken. Klik dan op Kopiëren vul de gegevens in en klik op Opslaan. De relatie komt in het overzicht te staan.

Het negeren van een plaatsing, looncomponent of project?

Wanneer er in het bestand gebruik gemaakt wordt van een urenregistratie welke ook voor vaste medewerkers van een klant geldt, is het mogelijk om deze medewerkers te negeren tijdens de validatie. Hierdoor kun je voor alle flexkrachten eenvoudig de uren inlezen en vaste medewerkers over te slaan.

Selecteer dan bij de relatie Negeren. Je krijgt onderstaande melding.

In het overzicht van de import relaties komt dan Negeren te staan.

Het negeren van een plaatsing, component of project is voor altijd. Bij het valideren van het in te lezen bestand zal deze niet (meer) automatisch naar voren komen. Dit is uitsluitend aan te passen door de importrelatie te verwijderen.

Meer informatie over het importeren van uren, valideren en (fout)meldingen, lees je in het artikel Uren importeren vanuit bestand.