Onkostenbriefjes handmatig op geëxporteerd zetten

Onkostenbriefjes kunnen worden geëxporteerd naar de backoffice of een bestand. Zijn de onkostenbriefjes geëxporteerd, dan is de Exportstatus Geëxporteerd. Je kunt onkostenbriefjes ook handmatig op geëxporteerd zetten. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Alleen gebruikers met de Rol Beheerder urenregistratie (leverancier) kunnen onkostenbriefjes handmatig op geëxporteerd zetten. 

Wijzigen exportstatus

Ga naar Start > Urenbriefjes > Onkostenbriefjes. Je kunt met de knop Markeren als geëxporteerd één onkostenbriefje of meerdere onkostenbriefjes tegelijk handmatig op geëxporteerd zetten.

De exportstatus van de onkostenbriefjes wijzigt naar geëxporteerd als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden.

• Het briefje heeft de Status Goedgekeurd.
• De Exportstatus is ongelijk aan Geëxporteerd. Dus wel Initieel, Geblokkeerd en Klaar voor export. 

Daarnaast heeft deze actie vergelijkbare gevolgen als een daadwerkelijke export naar de backoffice of een bestand.

• De exportdatum wordt ingevuld met de waarde die je kunt invullen.

Eén onkostenbriefje wijzigen

Open het onkostenbriefje dat je wilt wijzigen. Als niet aan de hiervoor genoemde voorwaarden is voldaan, is de knop Markeren als geëxporteerd niet beschikbaar. Open daarom een onkostenbriefje met Status Goedgekeurd en niet Exportstatus Geëxporteerd. 

Klik op Overig > Markeren als geëxporteerd. 

Je krijgt een bevestiging waarbij je de Exportdatum en Exporttijd kunt wijzigen. Standaard is de huidige datum en tijd ingevuld. Klik op Markeren als geëxporteerd. 

Je krijgt de volgende bevestiging. 

De Exportstatus van het onkostenbriefje is nu gewijzigd naar Geëxporteerd. Op het Tabblad Status van het onkostenbriefje is een nieuwe statusregel toegevoegd met de Opmerking Geëxporteerd: Handmatig gemarkeerd als geëxporteerd.  

Meerdere onkostenbriefjes tegelijk wijzigen

Vanuit het overzicht met onkostenbriefjes kunt je via het filter of door het zetten van vinkjes de onkostenbriefjes selecteren die je wilt wijzigen. Bij het gebruik van vinkjes en een filter, worden de aangevinkte onkostenbriefjes gewijzigd. Heb je geen vinkjes gezet of een filter gebruikt, dan krijg je onderstaande melding als je klikt op de knop Overig > Markeren als geëxporteerd. 

Selecteer de onkostenbriefjes en klik op Overig > Markeren als geëxporteerd. Je krijgt nu een bevestiging. Hierin staat het aantal onkostenbriefjes dat je wilt wijzigen en ook of er onkostenbriefjes uitvallen. Als er onkostenbriefjes uitvallen, wordt aangegeven waarom zij uitvallen. 

Voorbeeld

In onderstaand voorbeeld zijn er 2 onkostenbriefjes geselecteerd. Eén hiervan valt uit, omdat dat onkostenbriefje al is geëxporteerd.

Klik op Markeren als geëxporteerd. Je krijgt de volgende melding. 

De Exportstatus van de onkostenbriefjes is nu gewijzigd naar Geëxporteerd. Net als bij één onkostenbriefje, vind je op het Tabblad Status van de urenbriefje een nieuwe statusregel met de Opmerking Geëxporteerd: Handmatig gemarkeerd als geëxporteerd.