Documenten toevoegen aan een vooraf geselecteerde groep (etiketten)

Let op: in dit artikel wordt de oude manier van groepen nog benoemd! Gebruik hiervoor de nieuwe doelgroepen en niet de oude versie van groepenbeheer!

Het is in e-UUR mogelijk om documenten voor een geselecteerde groep beschikbaar te maken. Om dit te doen kun je gebruik maken van etiketten. Etiketten zijn tags die toegevoegd kunnen worden aan inleners en flexkrachten om ze te kenmerken. Door een etiket toe te kennen aan een flexkracht of inlener is het mogelijk om groepen te maken en om bijvoorbeeld documenten in één keer beschikbaar te maken voor de gehele groep. 

Voorbeeld

In dit artikel gaan we het volgende instellen. Stel je wilt twee verschillende CAO's toevoegen aan de documenten van de flexkrachten. Bij inlener A is dit CAO-A, bij inlener B is dit CAO-B. Je kunt dan de volgende stappen volgen om dit in te stellen.

Stap 1: etiketten aanmaken

Je zult eerst etiketten aan moeten maken voor de verschillende groepen. Hiervoor ga je naar: Start > Groepen > Etiketten en klik je op de knop Nieuw. Hier maak je een nieuw etiket aan die je later gaat koppelen aan een flexkracht of inlener. 

Stap 2: etiketten toevoegen

Nu is het tijd om het aangemaakte etiket toe te kennen aan een inlener of flexkracht. In dit voorbeeld gaan we het etiket toekennen aan een inlener. Hiervoor ga je naar Start > Inleners klik op de betreffende inlener en klik op Overig > Etiket toevoegen. 

Onderaan kun je op het tablad Etiketten zien welke labels een flexkracht of inlener heeft.

Stap 3: Groep aanmaken

Nu de inlener een etiket heeft, is het mogelijk om een groep te maken op basis van dit etiket. Hiervoor ga je naar Start > Groepen > Groepenbeheer en klik op de knop Nieuw. 

Hier kun je een nieuwe groep maken met de volgende regels: 

• 'Alle gebruikers van geselecteerde perspectief en één van de labels' en 
• 'Alle flexkrachten van de inleners in de groep'. 

De eerste regel zorgt ervoor dat iedereen met CAO-A én die inlener is onder de groep valt. Regel twee zorgt ervoor dat alle flexkrachten óók worden opgenomen in de groep, regel twee kijkt namelijk naar regel één. 

Klik op Opslaan.

Meer informatie over groepen vind je in het artikel Groepenbeheer.

Stap 4: Document toevoegen

Nu de labels en de groepen zijn ingesteld, kun je het document gaan toevoegen. Dit kun je instellen door naar Dossier > Dossier te gaan. Klik op Standaarddocument (groep).

Bij Type komt Standaarddocument (groep) te staan.

Vul een omschrijving in en selecteer onder Groepen de groep die je onder Stap 3 hebt aangemaakt. Voeg hier het document toe en klik op Opslaan.

Stap 5: Zichtbaarheid document

De flexkrachten (en de inlenergebruikers) van de inleners die gekoppeld zijn aan het label CAO-A zien nu 'CAO-A.docx' bij de documenten staan.

Belangrijk:

• De documenten zijn enkel zichtbaar voor actieve plaatsingen. Plaatsingen waarbij de vervaldatum is verstreken zien de documenten niet.
• De documenten zijn met deze instellingen ook zichtbaar voor de inlenergebruikers.
• Bij het aanmaken van een nieuwe inlener zal erop gelet moeten worden dat deze gelabeld wordt.