Instellingen voor het exporteren van urenbriefjes

Voor het exporteren van urenbriefjes kun je verschillende instellingen in e-UUR instellen. Hieronder worden deze instellingen toegelicht. De instellingen kun je vinden onder Start > Urenbriefjes > Instellingen bij 2 Urenbriefjes onder Proces. De volgende instellingen worden behandeld.

• Exportstatus blokkeren
  • Maximale datum van geëxporteerde urenbriefjes
  • Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes na maximale datum
  • Minimale datum van geëxporteerde urenbriefjes
  • Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes voor minimale datum
• Afwijkend uren exporteren
• E-mailadres voor geëxporteerde urenbriefjes die verwijderd worden
• Goedgekeurde urenbriefjes handmatig doorzetten voor export

Exportstatus blokkeren

Je kunt instellen dat urenbriefjes na of voor een bepaalde datum niet geëxporteerd kunnen worden. Dit kan met name handig zijn bij het afsluiten van een boekjaar of bij een migratie naar een andere backoffice. 

Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes na maximale datum 

Wanneer een urenbriefje wordt goedgekeurd na de termijn als aangegeven bij Maximale datum van geëxporteerde urenbriefjes, wordt het urenbriefje niet meegenomen in de export als er een vinkje staat bij Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes na maximale datum.

Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes voor minimale datum

Wanneer een urenbriefje wordt geaccordeerd voor de termijn als aangegeven bij Minimale datum van geëxporteerde urenbriefjes, wordt het urenbriefje niet meegenomen in de export als er een vinkje staat bij Exportstatus blokkeren bij accorderen van urenbriefjes voor minimale datum.

De Exportstatus van het urenbriefje wijzigt na het goedkeuren in Geblokkeerd. In het urenbriefje kun je dit zien op het tabblad Status onder Opmerking.

Deze opties werken onafhankelijk van een backoffice. Een eventuele koppeling met een backoffice wijzigt niets aan de urenbriefjes op basis van deze instellingen. 

Er worden geen urenbriefjes automatisch met terugwerkende kracht gewijzigd als je deze instellingen aanpast. Als er een urenbriefje (voor dat je de opties instelde) op Exportstatus Klaar voor export stond en je stelt alle opties daarna in, dan verandert er niks ook al zou dit urenbriefje eigenlijk op Exportstatus Geblokkeerd moeten komen volgens de nieuwe instellingen. 

Het instellen van al deze opties verandert niets aan bestaande urenbriefjes. Het wel of niet op geblokkeerd komen van een urenbriefje wordt pas gedaan als het briefje daadwerkelijk goedgekeurd wordt. Je zult de urenbriefjes van voor het instellen van de opties handmatig aan moeten passen. 

Migratie

Bij een migratie zijn bovenstaande instellingen handig om te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat de oude urenbriefjes tot een bepaald moment juist wel binnenkomen (tot je hebt verloond in een eventueel oude backoffice) en urenbriefjes daarna worden geblokkeerd.

Aandachtspunt hierbij is dat het aanmaken van urenbriefjes in de toekomst beperkt moet worden, zodat de migratiedatum niet wordt overgeschreven. Dit kan na migratie wel weer mogelijk zijn. Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe ver in het verleden/de toekomst kun je urenbriefjes aanmaken?.

Voorbeeld

In onderstaand voorbeeld is er een migratie van backoffice A (waarin dus urenbriefjes worden geëxporteerd naar backoffice A), naar backoffice B (waarin ook weer urenbriefjes worden geëxporteerd naar backoffice B). De laatste verloning in de oude backoffice A is op 6 januari 2022. 

Let op: 

Urenbriefjes die voor 03-01-22 geblokkeerd zijn, doordat de einddatum na 02-01-22 ligt, moet je handmatig weer op klaar voor export zetten als je ze na 02-01-22 naar de nieuwe backoffice B wilt hebben. 

Ditzelfde geldt voor urenbriefjes die na 06-01-22 een einddatum hebben van voor 03-01-22 en die je wel naar de nieuwe backoffice B wilt hebben. Die worden met bovenstaande instellingen geblokkeerd en zult je handmatig op klaar voor export moeten zetten.

Afwijkend uren exporteren

Wanneer je de uren die afwijken van de standaard wilt exporteren, kun je bij Afwijkende uren exporteren kiezen om de uren altijd op de geschreven dag of de uren altijd op de eerste dag van de periode te exporteren.

E-mailadres voor geëxporteerde urenbriefjes die verwijderd worden

Vul onder E-mailadres voor geëxporteerde urenbriefjes die verwijderd worden een e-mailadres in voor als je een e-mail wilt ontvangen als een urenbriefje wordt verwijderd die al is geëxporteerd. Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen door deze te scheiden door een puntkomma.

Goedgekeurde urenbriefjes handmatig doorzetten voor export

Wanneer je niet wilt dat de urenbriefjes automatisch doorgezet worden voor export, kun je hier aangeven ze handmatig door te zetten. Zet dan een vinkje bij Goedgekeurde urenbriefjes handmatig doorzetten voor export.