Standaard document toevoegen aan een perspectief (alle gebruikers, inlener, flexkracht)

Het is in e-UUR mogelijk een document toevoegen dat bij iedere gebruiker, zowel bestaand als nieuw, automatisch in het dossier verschijnt zonder dat je hier omkijken naar hebt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld huisregels, handleidingen of privacyverklaringen, of een ieder ander document. Omdat de leverancier de eigenaar is van het document en deze vervolgens inzichtelijk wordt gemaakt voor andere perspectieven wordt ook het vervangen van het bestand/ de inhoud heel eenvoudig, bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe versie van een document wordt uitgebracht. Dit scheelt veel tijd en handelingen ten opzichte van een document dat individueel aan gebruikers wordt gekoppeld, en maakt ook het onderhouden makkelijker.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een standaard document toevoegd aan een perspectief. Daarnaast heeft e-UUR de mogelijkheid om een standaard document toe te voegen aan een bepaalde doelgroep. Informatie hierover vind je in het artikel Document voor een geselecteerde groep. De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• Standaard dosieritemtypes
• Het document toevoegen aan het dossier
• Het standaard document terugzoeken, wijzigen en/of verwijderen

Standaard dosieritemtypes

E-UUR heeft een aantal vooraf ingestelde dossieritemtypes hiervoor ingericht. Uiteraard kun je zelf ook een dossieritem inrichten en daarbij zelf kiezen welk perspectief inzagerechten heeft op het dossieritem. De vooraf ingestelde dossieritemtypes zijn:

In dit voorbeeld gebruiken we het 'Standaard document (flexkracht)' dossieritemtype, deze is als volgt ingericht;

De leverancier is eigenaar van het document, en het document is alleen inzichtelijk voor de flexkracht. 

Het document toevoegen aan het dossier

Het toevoegen van het standaarddocument verloopt via dossier. Je vindt het dossier onder Start > Dossier > Dossier. Klik op Nieuw voor het toevoegen van een document aan een perspectief.

Vul vervolgens de omschrijving van het bestand in. Dit is de omschrijving die wordt weergegeven in het dossier. Je kunt de bijlage toevoegen en een type selecteren. Omdat het in dit voorbeeld gaat om het Type Standaard document (flexkracht) beginnen we in het zoekveld met het typen van 'Standaard', waarop e-UUR automatisch de lijst met resultaten verkort tot de resultaten die (deels) aan deze omschrijving voldoen. 

Nadat de gegevens zijn ingevuld en het bestand is toegevoegd, klik je op de Opslaan. Het document is nu toegevoegd aan het dossier en daarmee inzichtelijk geworden voor alle flexkrachten.

De flexkracht ziet het document via de stream aan de rechterkant en door het overzicht documenten te openen via Documenten aan de linkerkant.

Het standaard document terugzoeken, wijzigen en/of verwijderen

Een standaard document wordt éénmaal toegevoegd aan het dossier, en staat slechts als één item vermeld in het dossier. Gaandeweg het gebruik van e-UUR kunnen er meer items in het dossier worden geplaatst en zal dit item mogelijk verdwijnen naar achterliggende pagina's. Wil je het item terugzoeken, wijzigen of verwijderen dan kan dat op meerdere manieren. 

Om te beginnen is het document te vinden door te zoeken op de omschrijving van het document. Vul in het veld 'Zoeken' de naam van het document en druk op enter. Ook kun je een filter instellen waarbij je filtert op het Type document. Net als bij het aanmaken van het document kun je beginnen te typen met 'Standaard', waarna de resultaten worden beperkt tot alles waarin Standaard voorkomt.

Hierna krijg je als resultaat de standaard documenten van dat type.

Wil je vervolgens de titel wijzigen, het bestand vervangen of het item helemaal verwijderen dan kan dit door op de regel te klikken. In dit scherm kun je onder andere kiezen voor Bewerken of Verwijderen.

Wanneer je in dit scherm wijzigingen aanbrengt of het document vervangt en kiest voor opslaan, wordt dit direct doorgevoerd bij de perspectieven waaraan dit document gericht is. Eveneens werkt dit ook meteen door op het moment dat er wordt gekozen voor het verwijderen van het document.

Het dossier is een module binnen e-UUR. Mogelijk heb je het dossier niet beschikbaar. Om gebruik te maken van het dossier kun je contact opnemen met euur@akyla.nl zodat wij het dossier voor je kunnen activeren.