Onboarding: digitale ondertekening

In de onboarding kun je instellen dat een document digitaal wordt ondertekend in e-UUR. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar. Zo kun je, afhankelijk of het gaat om een flexkracht-onboarding of een inlener-onboarding, instellen dat een document wordt ondertekend door de flexkracht, een inlener, bemiddelaar of leverancier. Per document kun je dit instellen. 

In dit artikel kun je lezen hoe je de digitale ondertekening kunt instellen.

Onboardingstype instellen

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen.

Stap1: Algemeen

Selecteer het onboardingstype en klik op Bewerken. Bij het onboardingstype kun je in stap 1: Algemeen aangeven of je gebruik wilt maken van de digitale ondertekening. Selecteer hiervoor Ja bij Ondertekening.

Hierna heb je bij de flexkracht-onboarding de mogelijkheid om in te stellen dat de leverancier niet eerst de onboarding goed hoeft te keuren, maar dat je na het doorlopen van de onboarding direct naar het ondertekenen van de documenten kunt gaan. Selecteer hiervoor Ja bij Leveranciersstap voor ondertekening overslaan. Standaard is deze optie niet geactiveerd. 

Nadat je deze optie hebt geactiveerd, is 3 Bewerkingsdefinitie aangepast. Er is geen stap meer voor controle door de leverancier, zodat de onboarding niet voor de ondertekening nog eerst naar de leverancier gaat, maar direct naar de ondertekening. Zie voor meer informatie verderop in dit artikel onder Stap 3: Bewerkingsdefinitie.

Stap 2: Formulierconfiguratie

In stap 2: Formulierconfiguratie moet een bijlage veld beschikbaar zijn voor het digitaal ondertekenen. Is er in het formulier geen bijlage veld, dan krijg je bij het opslaan onderstaande melding.

Voeg in het formulier een Bijlage veld toe door op Bijlage te klikken.

Vul in ieder geval bij Etiket een naam in voor het bijlage veld en klik op Opslaan.

In de lijst met beschikbare velden, vind je onder Bijlagen het nieuw aangemaakt veld terug. Klik hier op het tandwiel om de eigenschappen van het veld aan te passen en de ondertekening in te stellen.

Zet een vinkje bij Gebruikt ondertekening en selecteer onder Ondertekeningsconfiguratie welke gebruikers het document moeten ondertekenen. 

Voor een inlener-onboarding kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden:

• Alleen door inlener
• Alleen door bemiddelaar
• Door inlener en leverancier
• Door inlener en bemiddelaar
• Door bemiddelaar en leverancier
• Door inlener, bemiddelaar en leverancier

Voor een flexkracht-onboarding kun je kiezen uit de volgende mogelijkheden:

• Alleen door flexkracht
• Alleen door inlener
• Alleen door bemiddelaar
• Door flexkracht en leverancier
• Door flexkracht en inlener
• Door flexkracht en bemiddelaar
• Door inlener en leverancier
• Door inlener en bemiddelaar
• Door bemiddelaar en leverancier
• Door inlener, bemiddelaar en leverancier
• Door flexkracht, bemiddelaar en leverancier
• Door flexkracht, inlener en leverancier 
• Door flexkracht, inlener en bemiddelaar

De volgorde bepaalt welke gebruiker als eerste het document kan ondertekenen. Meer informatie over het ondertekenen van documenten door drie gebruikers, kun je vinden in het artikel Document ondertekenen door drie gebruikers.

Klik op Opslaan. Sleep het veld vervolgens naar het formulier. 

In het artikel Onboarding: Formulierconfiguratie (stap 2) kun je precies lezen hoe de formulierconfiguratie werkt en ook hoe je de andere eigenschappen van een bijlage kunt gebruiken.

Stap 3: Bewerkingsdefinitie

Voeg het bijlage veld ook toe in stap 3: Bewerkingsdefinitie. Lees in het artikel Onboarding: Bewerkingsdefinitie (stap 3) hoe de bewerkersdefinitie precies werkt.

Zodra je kiest voor Ja bij Ondertekening in stap 1, dan krijg je er in stap 3: Bewerkingsdefinitie ook een nieuwe stap bij.  

Hier kun je nog velden van het formulier toevoegen voor als de ondertekening wordt afgekeurd, zoals bijvoorbeeld het veld met de bijlage voor de digitale ondertekening. 

Afhankelijk van wat er is ingevuld bij de optie Leveranciersstap voor ondertekening overslaan in stap 1, zijn er meer of minder stappen in het proces beschikbaar om in te stellen.

Voeg de velden toe en klik op Opslaan als het onboardingstype helemaal is ingevuld. 

Onboarding starten met digitale ondertekening

Als een onboarding is gestart, dan krijgt een gebruiker, afhankelijk van wat er is ingesteld in de bewerkersdefinitie, de mogelijkheid om een document toe te voegen.

Klik op Upload, selecteer het document dat ondertekend moet worden (let op: dit moet een .pdf bestand zijn!) en klik op Open. Het document is toegevoegd. Klik vervolgens op de knop Doorzetten.

Het document gaat in een van de volgende stappen naar de gebruiker die (als eerste) moet ondertekenen. In de stream kun je dit duidelijk zien. 

Klik de onboarding open door in de stream te klikken of door de betreffende onboarding via het actieoverzicht onder de inlener-onboarding of flexkracht-onboarding te openen. 

De gebruiker kan nu op de Ondertekenen knop klikken om het document te ondertekenen. De ondertekening heeft de status: Te ondertekenen.

Hoe het ondertekenen van documenten precies gaat, kun je lezen in het artikel Document ondertekenen.

Afhankelijk van wat is ingesteld bij de Ondertekeningsconfiguratie in het onboardingstype onder stap 2: formulierconfiguratie, kan het document door verschillende gebruikers worden ondertekend. 

Na ondertekening van het document door alle gebruikers, is de ondertekening zichtbaar op het document. Meer informatie over de digitale ondertekening vind je in de kennisbank in de categorie Digitale handtekening.