Hoe genereer ik verschillende inschrijfkaarten in de onboarding voor verschillende gebruikers?

In de onboarding kun je verschillende inschrijfkaarten genereren voor verschillende gebruikers. Op deze manier, kun je bepaalde gegevens van de onboarding niet zichtbaar hebben op de inschrijfkaart voor de gebruiker, maar wel zichtbaar op de inschrijfkaart voor de inlener. Bijvoorbeeld je wilt niet dat de inlener de rekeninggevens van de flexkracht zichtbaar heeft. 

Daarnaast is het mogelijk om aan te geven in welk dossier (van welke gebruiker) een inschrijfkaart komt. Zo kun je een inschrijfkaart van de inschrijving van een flexkracht, zonder dat de inlener betrokken is bij het onboardingsproces, toevoegen aan het dossier van de inlener.

Hieronder wordt in het algemeen uitgelegd hoe je dit kunt instelling in het onboardingstype. In onderstaand voorbeeld gaan we uit van een flexkracht-onboarding met het proces Leverancier vult in, flexkracht vult aan. Uiteraard werkt dit vergelijkbaar voor een inlener-onboarding en andere processen. 

De volgende stappen komen aan bod:

1. Bijlages in het formulier

2. Kies het dossier voor de inschrijfkaart

3. Velden niet beschikbaar voor gebruikers in de onboarding

4. Bijlages in de bewerkersdefinitie

5. Instellingen inschrijfkaart

6. Velden niet op zichtbaar op de inschrijfkaart

7. Inschrijfkaarten invullen in de onboarding

8. Gegevens op de inschrijfkaarten

9. Inschrijfkaarten in het dossier van de gebruiker

1. Bijlages in het formulier

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen. Klik op Nieuw of op het onboardingstype en dan op Bewerken om een bestaand type te gebruiken.

Voeg onder Stap 2: Formulierconfiguratie de bijlagevelden toe voor de inschrijfkaarten die je wilt genereren.  Meer informatie over de formulierconfiguratie lees je in het artikel Onboarding: Formulierconfiguratie (stap 2).

In dit voorbeeld gebruiken we twee bijlages; een inschrijfkaart voor de flexkracht en een inschrijfkaart voor de inlener. Klik vervolgens op het tandwiel van het bijlage veld. 

2. Kies het dossier voor de inschrijfkaart

Vervolgens kun je hier instellen naar welk dossier de inschrijfkaart gaat. Welke gebruiker mag de inschrijfkaart in het dossier hebben. 

Zet een vinkje bij Kopieren naar dossier. Selecteer hier naar welke Dossieritemtype je de inschrijfkaart wilt kopiëren. Meer informatie over dossieritemtypes kun je lezen in het artikel Opties voor dossieritemtypes. Let erop dat je de juiste rechten instelt voor het dossieritemtype. Anders ziet een gebruiker de inschrijfkaart mogelijk niet.

Kies vervolgens de Eigenaar van het dossieritem. Laat je het veld van de Eigenaar van het dossieritem leeg, dan komt de inschrijfkaart bijlage in het dossier van de flexkracht bij een flexkracht-onboarding en bij de inlener bij een inlener-onboarding.

Voor dit artikel kiezen we voor Eigenaar van het dossieritem Inlener bij de inschrijfkaart voor de inlener. Het veld Eigenaar van het dossieritem bij de inschrijfkaart van de flexkracht blijft leeg. Klik op Opslaan. De bijlages zijn nu ingesteld in het formulier. 

3. Velden niet beschikbaar voor gebruikers in de onboarding

In de onboarding kun je instellen dat bepaalde gebruikers niet alle velden van de onboarding kunnen zien. De gegevens die de gebruiker niet ziet, komen ook niet op de inschrijfkaart als je dat instelt. 

Voor dit voorbeeld stellen we daarom in dat de groep Rekeninggegevens alleen zichtbaar is voor de leverancier en flexkracht (en niet voor de inlener).

Klik op het tandwiel om de afhankelijkheid in te vullen. Meer informatie over afhankelijkheden vind je in het artikel Onboarding: Formulierconfiguratie (stap 2).

Klik op Opslaan. 

Daarnaast doen we hetzelfde voor de groep Vergoedingen. Hier stellen we in dat deze alleen zichtbaar is voor de leverancier en inlener (en niet voor de flexkracht).

4. Bijlages in de bewerkersdefinitie

De bijlages van de inschrijfkaarten hoeven niet in stap 3: Bewerkersdefinitie te zijn toegevoegd. De inschrijfkaarten worden immers automatisch gegenereerd. Meer informatie over de bewerkersdefinitie, kun je lezen in het artikel Onboarding: Bewerkingsdefinitie (stap 3).

5. Instellingen inschrijfkaart

Ga naar stap 4: Instellingen om de inschrijfkaart verder in te stellen. Selecteer Ja onder Inschrijfkaart toevoegen als bijlage.

Je krijgt nu de mogelijkheid om verschillende inschrijfkaarten te genereren. Klik op Regel toevoegen.

6. Velden niet op zichtbaar op de inschrijfkaart

Je kunt hier nu aangeven welke gegevens op welke inschrijfkaart komen. Selecteer een bijlage en selecteer een perspectief om te bepalen welke gegevens op de inschrijfkaart komen. Laat je het perspectief leeg, dan komt alleen de informatie uit de onboarding die voor elke gebruiker toegankelijk is op de inschrijfkaart. Selecteer je het perspectief Inlener, dan komen alle gegevens die voor iedereen beschikbaar zijn en de gegevens die voor de inlener beschikbaar zijn op deze inschrijfkaart.

Voor de inschrijfkaart van de inlener vullen we hier bij Perspectief Inlener in. Voor de inschrijfkaart van de flexkracht vul je Flexkracht in. Laat je het veld leeg bij de inschrijfkaart van de flexkracht, dan zul je de gegevens van de groep Rekeninggegevens niet op de inschrijfkaart hebben. Deze gegevens zijn hiervoor immers zo ingesteld dat deze alleen voor de leverancier en flexkracht zichtbaar zijn (en niet voor elke gebruiker).  

Klik op Opslaan. Bij Te genereren inschrijvingskaarten heb je nu twee inschrijfkaarten met verschillende perspectieven.

Sla het onboardingstype op als je deze helemaal hebt ingesteld. Het onboardingstype is nu ook ingevuld voor het gebruik van verschillende inschrijfkaarten.

7. Inschrijfkaarten invullen in de onboarding

Start een nieuwe onboarding. Nadat de onboarding wordt goedgekeurd, worden de inschrijfkaarten gegenereerd in de onboarding. 

8. Gegevens op de inschrijfkaarten

Op de inschrijfkaart van de inlener zie je nu wel de tabel Vergoedingen. Deze staat niet op de inschrijfkaart van de flexkracht, zoals hiervoor is ingesteld in het onboardingstype in stap 3 en 5 van dit artikel.

Vergelijkbaar geldt dit voor de groep Rekeninggegevens op de inschrijfkaart van de flexkracht.

9. Inschrijfkaarten in het dossier van de gebruiker

De inschrijfkaarten kun je openen vanuit de onboarding en zijn daarnaast in het dossier terug te vinden. Ga hiervoor naar Start > Dossier > Dossier.

Voor de inschrijfkaart van de flexkracht is ingesteld dat deze in het dossier van flexkracht beschikbaar komt (in stap 2 van dit artikel). In het onboardingstype is voor het veld bij de bijlage het perspectief immers leeg gelaten, zodat de inschrijfkaart bij de flexkracht wordt toegevoegd. De flexkracht kan de inschrijfkaart terugvinden onder Documenten.

Voor de inschrijfkaart inlener is bij perspectief ingesteld (in stap 2 van dit artikel) dat deze in het dossier van de inlener beschikbaar komt. De inlener kan de inschrijfkaart ook terugvinden onder Documenten.