Vergeet mij optie

Het is, met ingang van de nieuwe wetgeving omtrent de privacy, mogelijk om per 25 mei 2018 een verzoek te doen als gebruiker om deze persoon te vergeten. Dit is een zeer specifieke actie welke absoluut niet ongedaan kan worden gemaakt. De specifieke optie om een gebruiker met alle gekoppelde objecten te kunnen verwijderen is uitsluitend weggelegd voor de rol Functionaris Gegevensbescherming bij een leveranciergebruiker binnen de organisatie. 

Met deze geheel nieuwe optie kun je in een keer een flexkracht verwijderen. Het ineens verwijderen van een flexkracht kon in het verleden niet vanwege gekoppelde objecten, zoals bijvoorbeeld een plaatsing of documenten, zoals een loonstrook. Met de nieuwe 'vergeet mij' functie is het verwijderen van een flexkracht wel mogelijk, maar uitsluitend wanneer je de rol van de Functionaris Gegevensbescherming hebt. De optie om een e-UUR gebruiker te verwijderen is dus voor gebruikers zonder die rol niet beschikbaar.

Aanvraag indienen

Een gebruiker kan een aanvraag indienen voor het verwijderen van zijn gegevens. Deze optie kun je vinden rechtsboven in de pagina bij het icoontje voor profielopties, waarbij je onder Overig > Vergeet mij de optie kunt vinden om de aanvraag in te dienen. 

Vervolgens krijgt de gebruiker een pop-up te zien, waar de gebruiker een reden moet ingeven voor zijn verzoek tot verwijderen.

Daarna zal er ter bevestiging een melding rechts onderin het scherm komen met de tekst "Uw aanvraag om vergeten te worden is doorgezet.".

Vervolg proces leverancier

Na het indienen van de aanvraag, wordt er een e-mail met daarin de informatie omtrent de aanvraag verzonden. Hier zal onder andere in vermeld worden welke gebruiker (naam) de aanvraag heeft gedaan, het type gebruiker (flexkracht, inlener of bemiddelaar), e-mailadres en de reden die is benoemd tijdens de aanvraag. 

Waar deze e-mail naartoe wordt verstuurd is afhankelijk van de instellingen. Via Start > Applicatiebeheer > Instellingen is het mogelijk om een e-mailadres in te stellen voor deze specifieke aanvragen zodat, indien gewenst, alle e-mail bij één persoon binnen de organisatie terecht komt.

Indien het e-mailadres niet is ingevuld, zal de e-mail worden verzonden aan alle gebruikers met de rol Functionaris gegevensbescherming. Hierin zal ook een automatische reden worden toegevoegd zodat de ontvanger van de e-mail op de hoogte is dat er geen algemeen e-mailadres is ingesteld voor deze aanvragen. 

Wanneer er nog geen gebruiker is ingesteld met deze rol, zal de e-mail automatisch naar alle gebruikers gaan met de rol Beheerder e-UUR. Ook hier zal een automatische reden bij vermeld worden, welke aangeeft dat er zowel geen algemeen e-mailadres is aangemaakt en geen gebruikers zijn met de rol Functionaris Gegevensbescherming.

Voldoen aan het verzoek

De acties die je vervolgens moet uitvoeren om aan het verzoek te voldoen, kunnen uitsluitend handmatig worden uitgevoerd. Wanneer je verantwoordelijk bent voor de verwerking van deze aanvragen (en je hebt de rol Functionaris Gegevensbescherming aan staan), dan kun je de gebruiker via het Start menu opzoeken en hier klikken op de knop Overig > Volledig verwijderen. 

Je krijgt een popup met een waarschuwing of je daadwerkelijk wil doorgaan met verwijderen en daarna nogmaals 2 schermen als waarschuwing. Eerst krijg je een popup te zien met het aantal gekoppelde objecten aan de gebruiker die je wilt gaan verwijderen. Alles wat in deze popup wordt vermeldt als gekoppelde gegevens worden allemaal verwijderd! 

Het is namelijk van groot belang dat je weet dat een verwijdering als deze, inclusief alle bijbehorende documentatie onomkeerbaar is. 

De laatste popup vind je hieronder. Wanneer je hier kiest voor ja, zal alles definitief verwijderd worden.

Meer informatie over de aanpassingen omtrent de AVG kun je lezen in de categorie Privacy.