Hoe te starten met Onboarding?

Met de onboardingmodule heb je een gehele nieuwe mogelijkheid om inschrijvingen in e-UUR in te richten zoals je zelf wenst. Wat de onboarding precies is, kun je lezen in het kennisbankartikel Inleiding Onboarding. In dit artikel wordt een voorbeeld basis onboarding van a tot z ingesteld, zodat je een idee hebt hoe de onboarding werkt. 

Let op: in dit voorbeeld wordt uitgegaan van een flexkracht-onboarding.

Opstarten

De leverancier heeft in zijn menu onder  Start > Flexkracht-onboarding > Flexkracht-onboardingen een overzicht van alle flexkracht inschrijvingen die via de onboarding worden gedaan (bij het opstarten is dit overzicht leeg). De leverancier kan via Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes de onboarding zelf instellen. 

Onboardingstypes instellen

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes en klik op de knop Nieuw voor het toevoegen van een nieuw onboardingsproces. Hierbij krijg je automatisch in het formulier van de onboarding een standaard template beschikbaar (met voorbeeld velden). Wil je een lege onboarding starten (zonder voorbeeld velden), klik dan op Overig > Nieuw zonder template.

Kies hier een onboardingsproces en klik op Opslaan.

Voor dit artikel is gekozen voor het onboardingsproces: Leverancier vult in, flexkracht vult aan.

Om de onboarding verder in te vullen, klik op de knop Bewerken.

Je komt nu in het scherm om het onboardingsype helemaal in te richten. Er is al een standaard onboardingstype ingevuld. Dit geeft een handig uitgangspunt om de onboarding naar uw wensen in te richten. Dit inrichten bestaat uit vijf stappen.

Stap 1: Algemeen

In deze stap vul je de algemene gegevens van de onboarding in. De gegevens die je hiervoor hebt ingevuld, zoals naam, onboardingsproces en omschrijving zijn hier al ingevuld onder Algemeen.

Vul hier de Procesvoorkeuren in.  

Kies bij Matching bestaande flexkracht hoe e-UUR moet bepalen of er een bestaande of nieuwe flexkracht wordt ingeschreven. Op deze manier komen er geen dubbele flexkrachten in e-UUR. Voor dit artikel kiezen we ervoor om alleen op BSN te matchen.

Voor dit artikel kiezen we bij Export moment handmatig, zodat de inschrijving niet automatisch naar de backoffice wordt verstuurd.

Tot slot kiezen we voor geen ondertekening. Om gebruik te kunnen maken van de digitale ondertekening in de onboarding, heb je de module digitale handtekening nodig. Je kunt hier meer informatie lezen over de digitale handtekening.

Na het invullen van de procesvoorkeuren, kun je de onboarding niet opslaan. Als je op opslaan klikt, dan ga je automatisch naar stap 4: Instellingen. Vul daarom eerst de stappen 2 tot en met 4 in.

Stap 2: Formulierconfiguratie

Klik op het getal 2 om deze stap aan te passen. In deze stap kun je de gegevens selecteren die je voor de inschrijving van een flexkracht nodig hebt. Voor de eerste stap van het formulier is een aantal velden vooraf geselecteerd, tenzij je voor een lege onboarding hebt gekozen. Deze kunnen naar wens worden aangepast.

Een groep of veld kan in het Formulier worden verwijderd/aangepast door op het kruisje/tandwiel te klikken. Aan de linkerkant staan de Beschikbare velden die kunnen worden gebruikt voor het formulier. Je kunt velden in het formulier plaatsen door een veld aan te klikken en te verslepen naar het formulier. Ook heb je hier de mogelijkheid om zelf een veld, bijlage, akkoord of tabel toe te voegen.

Formulier

Voor deze inschrijving beginnen we met de algemene gegevens van de flexkracht. Van de vooraf geselecteerde velden is de groep adresgegevens en de groep rekeninggegevens verwijderd door op het kruisje te klikken. Daarnaast is bij de groep Persoonsgegevens de geboorteplaats verwijderd.

Via de knop + Stap kun je een nieuwe stap in het formulier toevoegen. Als je op de knop klikt, kun je een naam (etiket) geven aan de stap in het formulier. Je krijgt nu een tweede stap bij het formulier met de naam van het etiket, die verder nog helemaal leeg is. Klik nu op de knop + Groep om een nieuwe groep aan te maken voor deze stap. Vul ook hier een naam (etiket) voor de groep in en klik op Opslaan. Er is nu een nieuwe groep aangemaakt. Klik vervolgens op een veld dat je in het formulier wilt hebben en sleep het veld daar naar toe.

Voor dit artikel zijn onderstaande velden ingericht door groepen en velden toe te voegen. Zie onderstaande afbeeldingen 1 t/m 4.

Stap 1: Algemeen (afbeelding 1)

Stap 2: Contract (afbeelding 2)

Stap 3: Gegevens flexkracht (afbeelding 3)

Stap 4: Aanvullende vragen (afbeelding 4)

Bij een aantal velden staat een blauw vraagteken waar een helptekst onder staat. Deze tekst kan worden ingevuld door op het tandwiel van het geselecteerde veld te klikken.

Nadat het formulier is ingesteld, kun je verder naar Stap 3: Bewerkersdefinitie.  

Stap 3: Bewerkersdefinitie

Klik op de bewerkersdefinitie om deze (inrichtings)stap aan te passen. Hier vind je een overzicht van de verschillende stappen in het onboardingsproces. Dit overzicht verschilt per onboardingstypeproces (zoals gekozen in stap 1).

Hier kun je aangeven welke velden van het formulier door wie en wanneer mogen worden ingevuld.

In dit artikel start de leverancier de inschrijving. Hier kun je de velden uit het formulier (stap 2) toevoegen. Je kunt elk veld apart toevoegen door op de knop Veld toevoegen te klikken. Je kunt dan aangeven welk veld je wilt toevoegen en je kunt aangeven of het veld verplicht moet worden ingevuld.

Daarnaast is het mogelijk om de velden uit het formulier per stap toe te voegen. Klik dan op Stap toevoegen, selecteer de stap en alle velden uit die stap worden in één keer toegevoegd. Let op: alle velden worden nu automatisch op verplicht gezet.

Voor dit artikel zijn de volgende bewerkersdefinities ingesteld.

Let op: onder Door leverancier geaccordeerd (Leverancier) zijn geen velden ingesteld, omdat deze stap niet in dit proces zit. Nadat de bewerkersdefinitie is ingesteld, kun je naar stap 4.

Stap 4: Instellingen

Hier heb je de mogelijkheid om te kiezen voor de automatische documentgeneratie. In dit artikel zullen we dit niet gebruiken. Kies daarom bij Documentgeneratie voor Nee. Daarnaast heb je de mogelijkheid tot het toevoegen van een automatisch gegenereerde inschrijfkaart. Voor dit artikel gebruiken we deze functie ook niet. Selecteer daarom ook bij Inschrijfkaart toevoegen Nee. Meer informatie over deze stap kun je lezen in het kennisbankartikel  Onboarding: Instellingen (stap 4).

Stap 5: Importdefinitie

Hier is het mogelijk om een bestand te importeren voor de inschrijving. Dit wordt in het kennisbankartikel Onboarding: Importdefinitie (Stap 5) uitgelegd. Voor dit artikel laten we het type onder Algemeen op Geen staan.

Stap 6: Exportdefinitie

Voor dit artikel maken we geen gebruik van het exporteren naar de backoffice. Meer informatie over het exporteren van de onboarding naar de backoffice kun je lezen in het kennisbankartikel Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6).

Nadat alle stappen zijn ingevuld, klik je op Opslaan om het nieuwe onboardingsproces op te slaan. Bij de onboardingstypen staat nu het nieuwe onboardingsproces.

Onboarding starten

Er kan nu een nieuwe onboarding worden gestart. In dit artikel hebben we het onboardingsproces Leverancier vult in, flexkracht vult aan ingesteld. Op het dashboard van de leverancier kun je klikken op de tegel Nieuwe onboarding om een nieuwe onboarding te starten.

Selecteer vervolgens het type onboarding die je wilt gebruiken om een nieuwe flexkracht in te schrijven en klik op de knop Aanmaken.

Als leverancier kun je de gegevens bij de groepen Algemeen en Contract invullen. Deze velden zijn gelijk aan de velden/groepen die je hebt ingesteld bij Stap 2: Formulierconfiguratie bij het onboardingstype.

Je kunt de gegevens bij Algemeen en Contract invullen en de onboarding opslaan of doorzetten naar de flexkracht. De blauwe stappen kunnen op dit moment worden ingevuld, zoals is ingesteld bij Stap 3: Bewerkersdefinitie bij het onboardingstype.

Bij stap 2 Contract kun je een inlener selecteren afhankelijk van de gegevens die al in e-UUR staan. Klik daarna op de knop Doorzetten. De onboarding gaat nu naar de flexkracht, zodat die de gegevens van de inschrijving kan aanvullen. Ook vind je de flexkracht nu terug onder Start -> Flexkrachten en kun je de flexkracht nu overnemen via de e-UUR helpdesk.

Nadat je alle door de leverancier ingevulde gegevens hebt ingevuld en de onboarding hebt doorgezet, ontvangt de flexkracht een e-mail dat er een nieuwe digitale inschrijving is aangemaakt. Via deze e-mail kan de flexkracht inloggen in e-UUR.

Voor dit artikel nemen we de flexkracht over via de e-UUR helpdesk. Als de flexkracht inlogt, heeft hij links in het actieoverzicht een icoon voor de onboarding staan en ook in de stream aan de rechterkant staat als gewijzigd item dat de onboarding is ingevuld.

Door op het gewijzigde item van de onboarding in de stream te klikken, opent de ingevulde onboarding. De flexkracht kan nu stap 3 Gegevens van de flexkracht en stap 4 Vragen invullen. De flexkracht kan nu niet stap 1 Algemeen en stap 2 Contract invullen. Dit is zoals is ingesteld bij Stap 3: Bewerkersdefinitie bij het onboardingstype.

De flexkracht heeft hier de mogelijkheid om de vragen van stap 3 en 4 in te vullen en de inschrijving door te zetten naar de leverancier of om de inschrijving af te keuren.

Als de inschrijving wordt afgekeurd door de flexkracht, dan gaat de inschrijving terug naar de leverancier, zodat die de gegevens kan aanpassen. De gegevens die de leverancier hier kan aanpassen, zijn ingesteld bij Stap 3: Bewerkersdefinitie onder Door flexkracht afgekeurd (Leverancier). 

In dit artikel gaat de flexkracht akkoord met de gegevens die door de leverancier zijn ingevuld, vullen we de inschrijving verder aan en klikken op Doorzetten. De inschrijving wordt nu doorgezet naar de leverancier. De leverancier kan dit zien aan de tegel Onboarding op zijn dashboard.

Klik op de tegel om naar het overzicht van de onboardingen te gaan. 

Open de onboarding van de aangemaakte flexkracht en controleer de ingevulde gegevens van de flexkracht. Alleen de velden die zijn toegevoegd onder Stap 3: Bewerkersdefinitie: Door flexkracht ingevuld (leverancier), kunnen nu door de leverancier worden aangepast.

De leverancier kan de inschrijving nu goedkeuren of afkeuren aan de flexkracht.

Bij het afkeuren aan de flexkracht gaat de inschrijving terug naar de flexkracht. De flexkracht ontvangt dan een e-mail dat hij de inschrijving moet aanpassen. Bij de inschrijving kan de flexkracht dan de velden wijzigen die zijn ingesteld onder Stap 3: Bewerkersdefinitie, Door leverancier afgekeurd aan flexkracht (Flexkracht).

Voor dit artikel keuren we de inschrijving goed en de inschrijving wordt hierna afgesloten.

Hiermee is het onboardingsproces Leverancier vult in, flexkracht vult aan helemaal doorlopen. De inschrijving is afgerond en de flexkracht staat nu in e-UUR (Start -> Onboarding).

Nog veel meer mogelijkheden

Er zijn nog veel meer mogelijkheden om de onboarding in te richten. In dit artikel is een basis onboarding behandeld. Naast deze basis onboarding heb je de mogelijkheid om te kiezen voor documentgeneratie en/of de digitale handtekening. In de kennisbank staan nog veel meer bruikbare artikelen die je kunt gebruiken om deze nieuwe module volledig te benutten. 

Mocht je vragen hebben over de werking, dan kun je onze kennisbank raadplegen, daarin staat veel bruikbare informatie. Mocht je er niet uitkomen dan kun je ons natuurlijk altijd een bericht sturen via euur@akyla.nl. 

Terug naar de Inleiding