Een Xplicanprofiel wordt gekoppeld aan een inlener of plaatsing. De betreffende urenbriefjes van een plaatsing worden vervolgens middels dit profiel ontrafeld. ZIe het artikel CAO profiel instellen bij inlener of flexkracht.
Het is mogelijk dat een flexkracht meerdere plaatsingen heeft bij verschillende inleners. Wanneer dit gebeurt, worden de urenbriefjes standaard separaat volgens het ontrafelingsprofiel ontrafeld. Dit kan de situatie veroorzaken dat de separate urenbriefjes geen overwerkuren bereiken, terwijl de flexkracht op de gezamenlijke urenbriefjes wel overwerk heeft bereikt. Om dit overwerk automatisch te kunnen berekenen, moeten de urenbriefjes van de verschillende inleners gezamenlijk worden beoordeeld. Dit kan met de functionaliteit ‘Meerdere inlenerontrafeling’.
Wat is ‘Meerdere inlenerontrafeling’?
Om de functionaliteit ‘Meerder inlenerontrafeling’ in te schakelen is een andere werkwijze voor alle ontrafelingen vereist. Om die reden moet de functionaliteit door Akyla worden geactiveerd. Neem daarvoor contact op met Akyla.
Na het inschakelen van de functionaliteit kunnen meerdere urenbriefjes van een flexkracht van dezelfde periode worden ontrafeld. Overwerk bij meerdere plaatsingen kan nu juist worden berekend. Wanneer de urenbriefjes aan de ontrafelaar worden aangeboden, onthoudt Xplican van welk urenbriefje een tijdsinterval afkomstig is. Het ontrafelde resultaat van het tijdsinterval wordt weggeschreven op het urenbriefje van het originele tijdsinterval. Voor een juiste ontrafeling zijn alle urenbriefjes van die periode benodigd. De urenbriefjes worden niet automatisch tijdens het aanbieden/goedkeuren ontrafeld. De ontrafeling van de urenbriefjes moet handmatig worden gestart.
Urenbriefjes ontrafelen
Wanneer alleen urenbriefjes van een flexkracht van een periode aanwezig zijn in e-UUR, kan de ontrafeling worden gestart. Hiervoor moeten de urenbriefjes worden geselecteerd via Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel). Stel het filter in op Ontrafelingsstatus = Niet ontrafeld, Status = Goedgekeurd en filter eventueel de periode, inlener(s), flexkracht(e) e.d..
Net als bij andere filters in e-UUR kan vervolgens een selectie worden gemaakt van de resultaten door de vinkjes aan het begin van de regel te selecteren. Wanneer geen vinkjes worden geselecteerd, zullen alle urenbriefjes die in het resultaat van het filter zitten meegenomen worden.
Via Overig > Ontrafelen wordt de ontrafeling van de urenbriefjes gestart. Allereerst worden de uitvalmeldingen weergegeven. De kolom ‘reden’ geeft de oorzaak van de uitval weer. Door te kiezen voor ‘Doorgaan’ wordt het resultaat van de ontrafeling getoond. De optie ‘OK’ slaat de wijzigingen op en sluit de detailweergave.
Aandachtspunten
Om gebruik te maken van ‘Meerdere inlenerontrafeling’ moet het ontrafelingsprofiel voor de verschillende urenbriefjes van een flexkracht van een periode dezelfde zijn. Bij verschillende Xplicanprofielen wordt het urenbriefje alleen volgens het geselecteerde profiel ontrafeld. Daarnaast moeten alle ontrafelingen handmatig worden gestart, ook voor flexkrachten met slechts één plaatsing.
Wanneer overwerk wordt geschreven over meerdere urenbriefjes, wordt het overwerk weggeschreven op het urenbriefje wanneer de flexkracht overwerkuren heeft gewerkt. In de praktijk betekent dit dat het overwerk wordt weggeschreven op het urenbriefje met uren op de laatst gewerkte dag(en) van de flexkracht.
Opnieuw ontrafelen en corrigeren
Bij het opnieuw ontrafelen van een urenbriefje, worden alle urenbriefjes van een flexkracht van die periode opnieuw ontrafeld. Voordat dit gebeurt verschijnt een waarschuwing middels een pop-up.
Mocht een flexkracht drie plaatsingen hebben waarbij twee van de drie urenbriefjes zijn aangeleverd en het derde urenbriefje niet meer wordt verwacht, kunnen de twee aanwezige urenbriefjes ontrafeld worden middels Overig > Ontrafelen. Mocht het derde urenbriefje toch worden aangeleverd, moeten alle drie de urenbriefjes opnieuw worden ontrafeld voor een juiste verwerking. Hiervoor moeten alle urenbriefjes worden geselecteerd en middels Overig > Ontrafelen aan de ontrafelaar worden aangeboden.
Het derde urenbriefje wordt op de normale manier verwerkt. De eerste twee urenbriefjes worden bij wijzigingen gecorrigeerd. Vanuit de status ‘Corrigeren’ wordt de ingestelde correctieworkflow gevolgd. Wanneer er geen wijzigingen zijn op de eerste twee urenbriefjes, blijven deze staan. Wanneer een correctie op een urenbriefje wordt doorgevoerd, krijgt dit urenbriefje de status ‘Goedgekeurd’ en de ontrafelingsstatus ‘Niet ontrafeld’. Vervolgens kan dezelfde werkwijze worden gevolgd als hierboven beschreven.