Oude documentgeneratie onboarding

Let op: start je na de release van 13 december 2019 met documentgeneratie in een onboardingstype, dan is onderstaande informatie niet van toepassing!

Vanaf de e-UUR release 2.019.12 van vrijdag 13 december 2019 is de documentgeneratie in de onboarding vernieuwd. Voor onboardingstypes waarin na deze release documentgeneratie wordt aangemaakt, geldt standaard een nieuwe inrichting voor de documentgeneratie. Meer informatie over deze nieuwe documentgeneratie vind je in het artikel Onboarding: documentgeneratie.  

In de oude onboardingstypes waar al documentgeneratie is ingesteld, kun je gebruik blijven maken van de oude documentgeneratie of overstappen op de nieuwe documentgeneratie. Hieronder vind je de informatie over de oude documentgeneraties die in onboardingstypes zijn aangemaakt vóór 13 december 2019.

Andere artikelen die ook specifiek over de oude documentgeneratie gaan:

• Hoe genereer ik automatisch een contract voor verschillende fases en talen?
• Documentgeneratie veldenmapping
• Wat moet ik doen bij een uitroepteken bij het genereren van documenten?

Oude documentgeneratie (voor documentgeneratie aangemaakt in onboardingstypes vóór 13 december 2019) 

Vanuit de onboarding kun je kiezen voor het automatisch genereren van een document. Dit kan handig zijn door met behulp van gegevens uit de inschrijving automatisch een contract te laten genereren tijdens de onboarding. Dat contract kan vervolgens ook nog direct door de flexkracht digitaal worden ondertekend in de onboarding. 

In dit artikel kun je lezen hoe je de documentgeneratie kunt instellen voor de onboarding. Hiervoor zijn er drie configuraties nodig:

1. Documentsoorten aanmaken

2. Documentsjablonen inrichten en opmaken

3. Configuratie onboarding

Daarnaast moet voor het onboardingtype het formulier en de bewerkersdefinitie worden ingesteld voor de documentgeneratie.

Hieronder worden de configuraties toegelicht.

Ben je op zoek naar een voorbeeld over het automatisch genereren van een contract, lees dan het artikel Hoe genereer ik automatisch een contract voor verschillende fases en talen?. Je kunt ook een document automatisch laten genereren afhankelijk van een ander veld. In het artikel Document genereren afhankelijk van veld kun je lezen hoe dat werkt. Een overzicht van validaties die kunt gebruiken, vind je in het artikel Validaties in een formulier.

1. Documentsoorten aanmaken

Allereerst moet er een documentsoort worden aangemaakt. Dit kan onder Start -> Applicatiebeheer -> Documentsoorten. Klik op de knop Nieuw, vul de naam van het document in en klik op Opslaan. Je hebt nu een nieuw type document aangemaakt die je kunt aanbieden in de onboarding.

2. Documentsjablonen inrichten en opmaken

Vervolgens kun je een documentsjabloon inrichten per documentsoort. Een nieuw documentsjabloon kan worden ingesteld onder Start -> Applicatiebeheer -> Documentsjablonen. Klik op de knop Nieuw en vul het verplichte veld sjabloontype in. Kies bij Sjabloontype voor Flexkracht-onboarding of Inlener-onboarding (Inschrijving is voor de oude inschrijving en evaluatie is voor een aparte module). Als je verder geen gegevens invult, dan geldt het sjabloon voor alle onboardingen. 

Specifiek sjabloon

Je hebt daarnaast de mogelijkheid om een sjabloon per onboardingtype, bemiddelaar of inlener te kiezen. Bijvoorbeeld dat alleen een inlener of bemiddelaar een apart document kan toevoegen in de onboarding of dat alleen bij een bepaald onboardingtype een document beschikbaar is. Dit kan worden ingesteld door een inlener, bemiddelaar of onboardingtype te selecteren. 

Selecteer bij Documentsoort het documentsoort dat je onder stap 1 hebt aangemaakt en klik op Opslaan. Voor dit artikel is gekozen om dit sjabloon alleen te gebruiken in het onboardingtype: Kennisbank: proces leverancier vult in, flexkracht vult aan.

Documentsjabloon opmaken

Je kunt nu het documentsjabloon opmaken, zodat e-UUR automatisch informatie uit de onboarding in het document kan zetten. Voor het automatisch invullen van het document met gegevens, moet het document tags bevatten. Klik op de knop Help voor een overzicht van beschikbare tags uit de onboarding. 

Er wordt een Word bestand gedownload waarin alle beschikbare tags staan die gebruikt kunnen worden in het document. Je hebt dan bijvoorbeeld de velden straatnaam, huisnummer en toevoeging. Met bijvoorbeeld onderstaande tags kun je die gegevens in het document automatisch laten invullen. 

In het artikel Welke tags kan ik gebruiken in documentsjablonen voor de onboarding? kun je meer lezen over de verschillende tags die je kunt gebruiken. Daarnaast kun je in het artikel Hoe zet ik een tabel uit de onboarding in een document? meer informatie vinden over een tabel in een document.

Voor dit artikel maken we een Word bestand met bovenstaande tags. LET OP: alleen .docx bestanden kunnen worden gebruikt.

Het Word bestand kun je vervolgens uploaden bij het documentsjabloon. Klik daarvoor op Bewerken, upload het bestand en klik op Opslaan. Het documentsjabloon is nu ingesteld.

3. Configuratie onboarding

Ga nu naar het onboardingstype via Start -> Flexkracht-onboarding -> Onboardingstypes of Start -> Inlener-onboarding -> Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen. 

Formulier en bewerkersdefinitie instellen voor documengeneratie

Om een document toe te voegen, moet in Stap 2: Formulierconfiguratie van het onboardingtype een bijlage zijn toegevoegd. Klik voor het toevoegen van een bijlage op de knop + Bijlage en vul de naam (etiket) in. Daarnaast heb je opties om een maximum aantal bestanden in te stellen dat kan worden toegevoegd, een vervaldatum en dat de bijlage naar het dossier van de flexkracht wordt gekopieerd. Ook kunnen er afhankelijkheden worden ingesteld. Meer informatie over afhankelijkheden kun je hier lezen.

Klik op Opslaan en onder Bijlagen vindt u de aangemaakte bijlage. Sleep deze bijlage vervolgens naar het formulier.

Voeg bij Stap 3: Bewerkersdefinitie de bijlage toe. Afhankelijk van het onboardingproces, kan de bijlage voor de documentgeneratie worden toegevoegd. Let op: de bijlage moet in ieder geval toegevoegd worden in de stap na het goedkeuren van de onboarding door de leverancier. We zetten de bijlage daarom bij de processtap Door leverancier geaccordeerd (Leverancier). 

Documentgeneratie instellen

Per onboardingtype kan worden ingesteld welke documentsoorten automatisch gegenereerd worden. Dit kan worden ingesteld bij Stap 4: Instellingen van het onboardingtype. Selecteer bij Documentgeneratie: Ja en klik op Regel toevoegen +.

Hier kun je bij Bijlage het documentsjabloon selecteren die van toepassing is op dit onboardingtype. Onder Stap 2. Documentsjablonen inrichten en opmaken van dit artikel heb je ingesteld welke bijlagen wanneer beschikbaar zijn. Daarnaast heb je onder Stap 1. Documentsoorten aanmaken van dit artikel het documentsoort aangemaakt die je hier kunt selecteren. 

Selecteer onder Bijlage het veld dat je in de formulierconfiguratie hebt toegevoegd voor de bijlage, selecteer onder Documentsoort het documentsjabloon dat je wilt toepassen en klik op Opslaan. 

Bij de onboarding is het mogelijk dat op basis van een vooraf geselecteerd type document automatisch een document wordt gegenereerd. Dit kan worden ingesteld onder Documentgeneratie veldenmapping. Meer informatie over Documentgeneratie veldenmapping kun je hier lezen.

De configuratie voor de documentgeneratie is nu ingesteld. 

Klik op Opslaan en het onboardingtype is nu helemaal ingericht voor automatische documentgeneratie. Bij een nieuwe onboarding wordt nu, nadat de leverancier de onboarding heeft goedgekeurd, automatisch het document gegenereerd zoals is ingesteld.