Hoe genereer ik automatisch een contract voor verschillende fases en talen?

Let op: start je na de release van 13 december 2019 met documentgeneratie in een onboardingstype, dan is onderstaande informatie niet van toepassing!

Vanaf de e-UUR release 2.019.12 van vrijdag 13 december 2019 is de documentgeneratie in de onboarding vernieuwd. Voor onboardingstypes waarin na deze release documentgeneratie wordt aangemaakt, geldt standaard een nieuwe inrichting voor de documentgeneratie. Meer informatie over deze nieuwe documentgeneratie vind je in het artikel Onboarding: documentgeneratie.   

In het artikel  Oude documentgeneratie onboarding kun je lezen hoe je in de onboarding instelt dat er automatisch een contract wordt gegenereerd. In de onboarding kun je echter nog veel meer verschillende contracten automatisch laten genereren op basis van veldenmapping. In dit artikel laten we daarvan een voorbeeld zien aan de hand van de volgende vijf stappen:

• Stap 1: Bepaal je verschillende documenten
• Stap 2: Aanvullende velden instellen
• Stap 3: Vul de documentsjablonen in
• Stap 4: Configuratie onboarding invullen
• Stap 5: Onboarding testen

Let op: dit artikel gaat over de flexkracht-onboarding. In de inlener-onboarding kun je op dezelfde manier meerdere documenten automatisch laten genereren.

Stap 1: Bepaal je verschillende documenten

Om te beginnen, moet eerst duidelijk zijn welke verschillende contracten je in de onboarding wilt gebruiken. Voor dit artikel gaan we vier verschillende contracten gebruiken. 

• Contract fase A bepaalde tijd - Nederlands
• Contract fase A bepaalde tijd - Engels
• Contract fase B bepaalde tijd - Nederlands
• Contract fase B bepaalde tijd - Engels

Zorg dat er een documentsoort is ingesteld, zoals wordt uitgelegd in stap 1 van het artikel Onboarding: documentgeneratie. Voor dit artikel hebben we Documentsoort Contract (automatisch genereren) aangemaakt.

Stap 2: Aanvullende velden instellen

In stap 1 van het artikel Documentgeneratie veldenmapping kun je lezen hoe je aanvullende velden moet instellen. Vul de antwoordopties in met de opties zoals je hebt bepaald voor de verschillende contracten. Dit betekent dat je voor het Type object Document sjablonen twee aanvullende velden moet invullen.

In dit artikel vullen we als Veldnaam Type contract in met antwoordopties: Contract fase A bepaalde tijd en Contract fase B bepaalde tijd. Daarnaast maken we een aanvullend veld met Veldnaam Taal en antwoordopties: Nederlands en Engels.

Deze aanvullende velden zie je zometeen terug bij de documentsjablonen.

Stap 3: Vul de documentsjablonen in

In stap 2 van het artikel Onboarding: documentgeneratie is uitgelegd hoe je documentsjablonen kunt inrichten. Voor dit artikel maken we vier verschillende documentsjablonen. Ga naar Start > Applicatiebeheer > Documentsjablonen en klik op Nieuw. Bij Aanvullende velden kun je nu kiezen uit de onder stap 2 ingevulde antwoordopties. 

Maak nu voor elk contract een apart documentsjabloon met eigen aanvullende velden, waarbij de beschrijving en de bijlage verschillend zijn. Je kunt gemakkelijk een documentsjabloon kopiëren en aanpassen door op de knop Overig > Kopiëren te klikken. 

Je kunt daarna gemakkelijk de omschrijving, de aanvullende velden wijzigen en de juiste bijlage toevoegen. In stap 2 van het artikel Onboarding: documentgeneratie staat meer informatie over het opstellen van een document met tags, zodat automatisch een contract wordt gevuld met de gegevens van de onboarding.

Vervolgens heb je een overzicht van vier verschillende documentsjablonen. Door de kolommen van Taal en Type contract (zoals genoemd in stap 2) zichtbaar te maken, zie je direct welke aanvullende velden zijn gekoppeld aan welk documentsjabloon.

Stap 4: Configuratie onboarding invullen

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te vullen voor de automatische contractgeneratie. 

In stap 3 van het artikel Onboarding: documentgeneratie is in het algemeen uitgelegd hoe je het formulier en de bewerkersdefinitie kunt invullen. Voor dit voorbeeld zijn er twee velden met antwoordopties nodig en een bijlageveld. In stap 3 van het artikel Documentgeneratie veldenmapping kun je lezen hoe je een veld met antwoordopties maakt. 

Maak de velden met antwoordopties gelijk aan de documentsjablonen. Hieronder zie je dit voor het veld Type contract. Doe dit ook voor het veld Taal. Let op: deze omschrijvingen moeten letterlijk overeenkomen met de aanvullende velden die in stap 2 zijn ingesteld. 

Zorg er vervolgens voor dat de velden uit het formulier in Stap 3: Bewerkersdefinitie worden toegevoegd. 

Let op: het document kan pas gegenereerd worden nadat de leverancier de onboarding heeft goedgekeurd. De velden met opties moeten echter voor die stap worden ingevuld. Vul de velden voor de contractgeneratie daarom in ieder geval in voordat de onboarding wordt geaccordeerd. Dan wordt het contract gegenereerd nadat je op Goedkeuren in de onboarding klikt. 

Voor dit artikel worden de velden Type contract en Taal daarom onder de stap Door inlener ingevuld (Leverancier) ingesteld. 

Vervolgens kan in het onboardingstype onder Stap 4: Instellingen worden ingesteld dat er aanvullende velden worden gebruikt. In stap 3 van het artikel Documentgeneratie veldenmapping kun je lezen hoe je dit invult. 

Selecteer onder Bijlage het veld van de bijlage uit het formulier en selecteer onder Documentsoort het documentsoort dat je hebt ingesteld in stap 1 van dit artikel. Vervolgens voegen we voor dit artikel beide elementen Type contract en Taal toe. Klik op Opslaan.

Door deze Documentgeneratie veldenmapping in te stellen, kun je nu in een onboarding afhankelijk van het gekozen Type contract en Taal automatisch een contract genereren. Vul het onboardingstype helemaal in en klik op Opslaan.

Stap 5: Onboarding testen

Start een nieuwe onboarding. In de stap van het selecteren van het juist contract, kun je kiezen uit de antwoordopties die zijn ingesteld.  Selecteer een Type contract en Taal. Klik daarna op Goedkeuren.

Het juiste contract wordt nu automatisch gegenereerd. In dit voorbeeld wordt het Contract fase A bepaalde tijd - Nederlands toegevoegd met de gegevens uit de onboarding (zoals ingesteld in het documentsjabloon). 

Wil je toch handmatig een document toevoegen? Klik dan op de knop Upload, selecteer een ander bestand en klik op Open. Je hebt nu alleen het handmatig toegevoegde document nog beschikbaar. Het gegenereerde document kun je ook verwijderen door op het kruisje te klikken.

Nadat het contract is gegenereerd, kun je verder gaan met de onboarding.