Document genereren afhankelijk van veld

In de onboarding kun je een document automatisch laten genereren afhankelijk van een ander ingevuld veld. Dit kan handig zijn als je in de onboarding een vraag stelt waarbij er afhankelijk van het gegeven antwoord een bijlage wel of niet moet worden gegenereerd. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt instellen in het onboardingstype en hoe dit werkt bij een onboarding. Als voorbeeld gebruiken we een vervolg op het artikel Hoe vraag ik toestemming van ouders voor flexkrachten jonger dan 16 jaar?. In dat artikel kun je lezen hoe je handmatig één bijlage kunt toevoegen als een flexkracht jonger dan 16 jaar is. In dit artikel gaan we uit van dezelfde gegevens, alleen gaan we de bijlage nu automatisch laten genereren.

Ben je op zoek naar informatie over het genereren van verschillende documenten afhankelijk van de ingevulde gegevens, lees dan het artikel Hoe genereer ik automatisch een contract voor verschillende fases en talen?.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld:

• Formulierconfiguratie instellen
• Documentgeneratie instellen
• Zichtbaarheid bijlage in de onboarding 
• Oude documentgeneratie (voor documentgeneraties aangemaakt vóór 13 december 2019)

Formulierconfiguratie instellen

Ga naar het onboardingstype via Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen. 

Volg de stappen onder Formulierconfiguratie van het artikel Hoe vraag ik toestemming van ouders voor flexkrachten jonger dan 16. Daarmee plaats je een bijlage in het formulier waarbij de bijlage afhankelijk is van het veld geboortedatum. 

Voor dit artikel is de Bijlage Toestemming ouders toegevoegd. Voeg het nieuwe bijlageveld ook toe aan de Bewerkersdefinitie in het onboardingstype. 

Documentgeneratie instellen

Stel vervolgens de documentgeneratie in bij Stap 4: Instellingen van het onboardingstype. Hoe je dit precies moet doen, kun je ook weer lezen in het artikel Onboarding: documentgeneratie onder Documentgeneratie instellen.

Voor dit artikel is de Bijlage Toestemming ouders toegevoegd bij Te genereren bijlagen. Hierbij is als specifieke regel ingesteld afhankelijk van de geboortedatum. Er is geen standaard sjabloon ingesteld. 

Zichtbaarheid bijlage in de onboarding

Een onboarding waarbij de flexkracht een geboortedatum heeft waardoor hij jonger dan 16 jaar is, krijgt nu een automatisch gegenereerd document Toestemming ouders. 

Een flexkracht die een geboortedatum heeft waardoor hij ouder dan 16 jaar is, krijgt geen documenten in zijn onboarding.

Oude documentgeneratie

Hieronder vind je specifieke informatie over documentsjablonen bij de oude documentgeneratie. Dit geldt voor onboardingstypes aangemaakt vóór 13 december 2019. 

Onboardingstype instellen

Wil je één bijlage automatisch laten genereren in de onboarding, dan moet je dit eerst instellen in het onboardingstype. Voor het genereren van documenten moet je nog een aantal andere stappen doorlopen. We beginnen met de stappen voor het genereren van documenten.

Documentsoort aanmaken

Maak eerst een documentsoort aan. Ga naar Start -> Applicatiebeheer -> Documentsoorten. Klik op de knop Nieuw, vul de naam van het document in en klik op Opslaan. Meer informatie kun je lezen in het artikel Onboarding: documentgeneratie onder 1. Documentsoorten aanmaken.

Voor dit artikel is het Documentsoort Toestemming ouders aangemaakt. 

Documentsjabloon instellen

Maak vervolgens een documentsjabloon voor het automatisch generen van één document aan. 

Een nieuw documentsjabloon kan worden ingesteld onder Start -> Applicatiebeheer -> Documentsjablonen. Klik op de knop Nieuw en vul het verplichte veld sjabloontype in. Kies bij Sjabloontype voor Flexkracht-onboarding.

Meer informatie over specifieke documentsjablonen of het opmaken van een documentsjabloon kun je lezen in het artikel Onboarding: documentgeneratie onder 2. Documentsjablonen inrichten en opmaken.

Voor dit artikel is het Documentsjabloon Toestemming ouders aangemaakt. Dit documentsjabloon is gekoppeld aan het Documentsoort Toestemming ouders en het Flexkracht-onboardingtype Onboarding kort. 

Richt het documentsjabloon naar wens in en klik daarna op Opslaan.

Formulierconfiguratie instellen

Stel nu als laatste het onboardingstype in. Ga naar het onboardingstype via Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen. 

Volg de stappen onder Formulierconfiguratie van het artikel Hoe vraag ik toestemming van ouders voor flexkrachten jonger dan 16. Daarmee plaats je een bijlage in het formulier waarbij de bijlage afhankelijk is van het veld geboortedatum. 

Voor dit artikel is de Bijlage Toestemming ouders toegevoegd. Het nieuwe bijlageveld hoeft niet te worden toegevoegd aan de Bewerkersdefinitie in het onboardingstype. 

Stel vervolgens de documentgeneratie in bij Stap 4: Instellingen van het onboardingstype. Hoe je dit precies moet doen, kun je ook weer lezen in het artikel Oude documentgeneratie onboarding onder Documentgeneratie instellen.

Voor dit artikel is de Bijlage Toestemming ouders gekoppeld aan het Documentsoort Toestemming ouders.