Documentgeneratie veldenmapping

Let op: dit artikel gaat over de oude documentgeneratie (voor documentgeneraties aangemaakt in onboardingstypes vóór 13 december 2019)!!

Vanaf de e-UUR release 2.019.12 van vrijdag 13 december 2019 is de documentgeneratie in de onboarding vernieuwd. Voor onboardingstypes waarin na deze release documentgeneratie wordt aangemaakt, geldt standaard een nieuwe inrichting voor de documentgeneratie. Meer informatie over deze nieuwe documentgeneratie vind je in het artikel Onboarding: documentgeneratie.

Bij de onboarding is het mogelijk dat op basis van een vooraf geselecteerd type document automatisch een document wordt gegenereerd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u dit kunt instellen voor de onboarding. Hiervoor zijn er drie configuraties nodig:

1. Aanvullende velden beschikbaar maken per documentsjabloon

2. Documentsjablonen inrichten per aanvullend veld 

3. Onboardingtype configureren om aanvullende velden te gebruiken

Hieronder worden de configuraties toegelicht.

1. Aanvullende velden

Met behulp van aanvullende velden kan e-UUR automatisch een documentsjabloon kiezen aan de hand van door een gebruiker ingevulde informatie in de onboarding. Dit kan in de onboarding worden ingesteld bij de bijlage contractgeneratie veldenmapping in Stap 4: Instellingen van het onboardingtype. 

Om te beginnen moeten de aanvullende velden worden ingericht onder Start -> Applicatiebeheer -> Aanvullende velden. Selecteer als Type object Documentsjablonen. Vul een veldnaam in en kies bij Type voor Antwoordopties. Daarna verschijnt er een +. 

Klik op de + en vul de opties aanvullend veld in. Let op: deze opties moeten letterlijk overeenkomen met de opties die een gebruiker in de onboarding kan kiezen. Klik op OK en klik daarn op Opslaan. De aanvullende velden zijn nu ingericht.

2. Documentsjablonen inrichten

Ga nu naar Start -> Applicatiebeheer -> Document Sjablonen en open het documentsjabloon. Hier heeft u nu de mogelijkheid om Aanvullende velden te selecteren die u onder stap 1 heeft ingevuld. Selecteer een aanvullend veld en klik op Opslaan. Let op: per type inschrijving in e-UUR is er maar een sjabloon beschikbaar. Maak voor elke optie een apart documentsjabloon aan. Hoe u een documentsjabloon verder instelt, kunt u hier lezen.

3. Onboardingtype configureren

Vervolgens moet er in het formulier van het onboardingtype een veld worden toegevoegd waarbij gekozen kan worden voor de type documenten die zijn ingevuld onder stap 2. Voeg een veld toe, selecteer als type Antwoordopties en klik op Opslaan. Het veld staat nu onder de Aanvullende velden. Sleep het veld in het formulier en klik op het tandwiel. Voeg bij Opties onder Omschrijving de omschrijving toe gelijk aan de aanvullende velden. Let op: deze omschrijvingen moeten letterlijk overeenkomen met de aanvullende velden. Klik op Regel toevoegen + om meerdere opties toe te voegen en klik daarna op Opslaan. 

Stel vervolgens dit veld ook in bij Stap 3: Bewerkersdefinitie. U kunt dit veld toevoegen bij een status waarin de leverancier de onboarding kan wijzigen. Let op: het document kan pas gegenereerd worden nadat de leverancier de inschrijving heeft goedgekeurd. Dit veld met opties moet echter voor die stap worden ingevuld. Klik daarna op Opslaan.

In het onboardingtype kan onder Stap 4: Instellingen worden ingesteld dat er aanvullende velden worden gebruikt. Ga hiervoor naar Start -> Applicatiebeheer -> Onboardingtype en klik op het onboardingtype waarbij u wilt instellen dat er kan worden gekozen tussen verschillende documenten.  

Ga naar Stap 4: Instellingen en klik op het tandwiel van het te genereren document.

Klik vervolgens onder Documentgeneratie veldenmapping op Regel toevoegen +.

Selecteer hier bij Element het veld dat u bij de formulierconfiguratie heeft toegevoegd en koppel deze daarna aan het aanvullende veld van het documentsjabloon (Contractsjabloonveld) dat u heeft ingesteld onder Stap 1. Klik op Opslaan om het element op te slaan. Klik daarna op Opslaan om het Te Genereren document op te slaan. 

Dit type onboarding is nu ingericht om een document te genereren op basis van de ingevulde informatie in de onboarding. Klik op Opslaan om het onboardingtype op te slaan. 

Als u nu de onboarding start, dan kunt u een type contract kiezen en vervolgens wordt automatisch het gekoppelde contract gegenereerd nadat de leverancier de inschrijving heeft goedgekeurd.