Om projecten te gebruiken, moet je eerst de projecten inrichten. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. De volgende onderwerpen worden behandeld.
- Projecten bij de inlener
- Leverancier voegt projecten toe
- Bemiddelaar voegt projecten toe
- Leverancier projecten verwijderen
- Inlener projecten toevoegen
- Projecten inrichten op de plaatsing
- Projectveld verplicht invullen
Let op: indien de backoffice voorziet in de projectinformatie is het niet aan te raden om handmatig informatie aan te passen. Neem voor meer informatie contact op met Akyla.
Projecten bij de inlener
Projecten moeten aan de inlener worden gekoppeld. Dit kan de leverancier of bemiddelaar doen, maar de inlener kan ook zelf projecten aanmaken.
Leverancier of bemiddelaar voegt projecten toe
Om de inlener te voorzien van projecten ga je naar Start > Inleners en selecteer je de inlener. Klik op Overig > Project toevoegen.
Je kunt nu de gegevens voor het project invullen. Vul in ieder geval de verplichte velden in.
Projectnaam: geef het project een naam, deze tekst zal in het urenbriefje verschijnen.
Projectcode: geef de projectcode in, deze code is beschikbaar via de urenrapportage tool.
Omschrijving: geef het project een omschrijving, deze is voor achtergrond informatie voor het project.
Extern nummer: indien de backoffice een numeriek veld verwacht, vul je hier de code uit de backoffice in.
Adresgegevens: voer de adresgegevens in als je gebruik maakt van automatische reiskostengeneratie met Xplican. Meer informatie hierover vind je in het artikel Reiskosten in Xplican.
Klik daarna op Opslaan. Onderaan op het tabblad Projecten vind je het project terug.
Leverancier projecten verwijderen
Naast het toevoegen van projecten, kan de leverancier ook projecten in bulk verwijderen. Deze optie is niet beschikbaar voor bemiddelaars. Ga naar Start > Inleners en selecteer de inlener. Klik op Overig > Project verwijderen voor datum.
Vul een datum in waarvoor projecten verwijderd moeten worden. Het gaat om de project die zijn aangemaakt voor deze datum. Projecten die zijn aangemaakt op of na deze datum, worden niet meegenomen. Onderaan op het tabblad Projecten vind je alle projecten met aanmaakdatum terug.
Klik op Controleer projecten voor een overzicht van de projecten die zijn aangemaakt voor de ingevulde datum.
Klik op het kruisje om dit scherm te sluiten. Klik op Verwijderen. De projecten die zijn aangemaakt voor de opgegeven datum worden verwijderd.
Na het verwijderen kun je in het log terugvinden welke projecten zijn verwijderd en door wie. Ga naar Start > Applicatiebeheer > Log. Het Bericht heeft een titel met Projecten verwijderd... en met Code Alteration. Bij Toevoeging 1 vind je de Opgegeven datum van verwijderen en Bij Toevoeging 2 vindt je het e-mailadres van de gebruiker die de projecten heeft verwijderd.
Inlener projecten toevoegen
Een inlener kan ook zelf projecten toevoegen. Dit kan hij alleen als dit door de leverancier is ingesteld. Dit kan je instellen bij de inlener. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Klik op Bewerken en zet een vinkje bij Projecten onder eigen beheer onder Algemeen. Klik daarna op Opslaan.
De inlener met de Rol van Applicatiebeheerder (inlener) heeft hierna de tegel Project toevoegen op zijn dashboard onder de tab Beheer.
Klik op de tegel Project toevoegen. De inlener kan nu een project toevoegen zoals de leverancier dat ook kan doen. Klik op Opslaan. Het project wordt toegevoegd aan de inlener.
Door aan de linkerkant op Projecten te klikken, krijg je een overzicht van alle projecten. De recent toegevoegde projecten zijn ook zichtbaar aan de rechterkant in de stream.
Open een project om deze aan te passen, te verwijderen of te kopiëren. Klik hiervoor op Bewerken, Verwijderen of Overig > Kopiëren.
Projecten inrichten op de plaatsing
Nadat je de projecten bij de inlener hebt ingericht, kun je door eenmalig via Overig > Wijzig projectgebruik alle plaatsingen automatisch omzetten om alle projecten van de inlener te gaan gebruiken.
Selecteer dan Alle projecten van de inlener en klik op Wijzigen. Nieuw toegevoegde projecten bij de inlener komen dan direct beschikbaar voor alle plaatsingen.
Wil je voor enkele plaatsingen specifieke of geen projecten toestaan, dan ga je naar Start > Plaatsingen open de plaatsing en klik op Bewerken.
Bij het kiezen van Specifieke projecten van de inlener zijn onderin projecten te verwijderen (kruisje) en toe te voegen (regel toevoegen).
Projectveld verplicht invullen
Voor een urenbriefje kun je instellen dat het projectveld verplicht moet worden ingevuld. Dit kun je instellen onder Start > Urenbriefjes > Instellingen. Onder 2 Urenbriefjes bij Weergave kun je bij Projectveld in het urenbriefje verplicht Ja of Nee selecteren.
Selecteer Ja en klik op Opslaan. In het urenbriefje moet nu verplicht een projectveld worden ingevuld, anders kan het urenbriefje niet worden doorgezet.
Q: De bemiddelaar heeft de optie niet om een project bij de inlener toe te voegen, hoe kan dit?
A: Om projecten te kunnen toevoegen heeft de bemiddelaarsgebruikder de rol 'Accordeerder urenregistratie' nodig
Q: Kun je altijd de optie om projecten aan te maken gebruiken?
A: Nee, dit is backoffice afhankelijk. De backoffice moet compatible zijn. Immers moet een backoffice de uren met bekend of onbekend (aangemaakt) project kunnen verwerken. Indien dit niet het geval is, zullen de uren uitvallen. Meer informatie kun je hier lezen.
Meer informatie over projecten of het projectgebruik laten activeren? Neem contact op met onze servicedesk onder euur@akyla.nl.