Gegevens uit een bestand importeren in de onboarding

In het artikel Onboarding: Importdefinitie (Stap 5) kun je lezen dat je gegevens uit een bestand of een backoffice kunt importeren in de onboarding. In dit artikel wordt ingegaan op het importeren van gegevens uit een bestand. Meer informatie over het importeren van gegevens uit de backoffice vind je in het artikel Gegevens uit de backoffice importeren in de onboarding.

Je kunt gegevens uit een bestand importeren in de flexkracht-onboarding en in de inlener-onboarding. De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• Importdefinitie
  • Kolommen
  • CSV bestand
• Onboardingen importeren

Importdefinitie

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes. Open het onboardingstype waarvan je de importdefinitie wilt instellen. Klik op Bewerken en daarna op 5 Importdefinitie.

Selecteer onder Algemeen bij Type Bestand en kies bij het Bestandstype voor Excel. Het is ook mogelijk om een CSV bestand te importeren. Zie voor meer informatie verderop in dit artikel.

Eventueel kun je aangeven dat de onboarding automatisch wordt doorgezet. Zie voor meer informatie hierover Onboarding: Importdefinitie (Stap 5).

Kolommen

Om het bestand succesvol te kunnen uitlezen, moet er per kolom worden geselecteerd welke 'waarde' er moet worden geïmporteerd, ook wel mapping genoemd. De bedoeling is de ingevulde waarde te 'mappen' met het veld welke ook in de inschrijving is ingericht. 

Voor het Excel-bestand koppel je per kolom het juiste veld uit het formulier van de onboarding.

CSV bestand

Specifiek gaat het hier om gegevens uit een Excelbestand. Het is ook mogelijk om een CSV bestand te importeren. Dit werkt op een vergelijkbare manier als voor het Excelbestand. Voor een CSV bestand gebruik je echter voor de kolommen geen letters, maar cijfers beginnend met 0.

Vul alle gegevens van het onboardingstype in en klik op Opslaan.

Onboardingen importeren

Wanneer de importdefinitie is ingericht, verschijnt er vanzelf een tegel op het dashboard van de gebruiker die onboardingen mag importeren. De leverancier krijgt deze tegel bij het opnieuw inloggen op zijn dashboard. Voor de inlener en bemiddelaar moet het betreffende Onboardingstype zijn toegevoegd aan de inlener of bemiddelaar. 

Let op: verschijnt de tegel niet wanneer de importdefinitie is ingericht? Mogelijk is de tegel voor zichtbaarheid uitgezet en moet deze handmatig worden aangevinkt (standaard staat deze aangevinkt). In het artikel Hoe stel ik in dat een inlener of bemiddelaar een onboardingstype kan gebruiken? kun je lezen hoe je een onboardingstype toevoegt aan een gebruiker.

Na het klikken op de tegel Flexkracht-onboardingen importeren of Inlener-onboardingen importeren kun je het Type kiezen en vervolgens het bestand toevoegen.

Klik op Valideren. Er wordt er een validatiemelding weergegeven. De validatie controleert verschillende onderdelen, namelijk:

• Past de gegeven waarde bij het veld.
• Is de gegeven waarde geldig.
• Komt de waarde voor in de keuzes (in het geval van een veld met keuzelijst).

Als er één veld niet voldoet aan bovenstaande controles, valt de gehele inschrijving uit. Dit wordt weergegeven in de uitvalrapportage. Per regel wordt de melding gespecificeerd.

Let op: uitvalrapportages worden in e-UUR niet opgeslagen.

Klik op Importeren. Je krijgt een melding met het aantal onboardingen die zijn geïmporteerd.

De onboardingen zijn nu geïmporteerd. Je vindt ze terug in het overzicht van de onboardingen en ze kunnen verder in het proces. Op het tabblad Status van een onboarding kun je bij de Opmerking zien dat de onboarding is geïmporteerd. 

Q: De datum blijft ongeldig, welke datumnotities kan ik gebruiken?

A: Er zijn 2 datumnotities mogelijk:

dd-mm-yyyy

yyyy-mm-dd

De dag en de maand mag 1-2 cijfers bevatten.

Het jaartal mag 2 of 4 cijfers bevatten.