Algemene werking Easyflex koppeling

Dit hoofdstuk gaat in op de algemene werking van de koppeling. Eerst zal de verschillende terminologie tussen e-UUR en Easyflex toegelicht worden. Daarna worden de gekoppelde objecten en de flow van deze objecten besproken.

Voor het activeren van de koppeling tussen Easyflex en e-UUR kun je contact opnemen met Easyflex. Let op: er zijn kosten verbonden aan het gebruik van de dataservice van Easyflex voor de koppeling tussen e-UUR en Easyflex. Aan het activeren van Easyflex dataservice (documenten vanuit e-UUR opsturen) zijn de kosten 20 euro per week per Easyflex werkmaatschappij (tot een maximum van 60 euro). 

Terminologie

Binnen e-UUR en Easyflex worden dezelfde objecten vaak anders benoemd. Hieronder een overzicht van de belangrijkste termen.

Algemene instellingen

De algemene instellingen van de koppeling worden ingericht in e-UUR. Voor de Easyflex omgeving kun je bij Easyflex een licentie aanvragen om de webservices te gebruiken. Deze licentie kun je aan Akyla doorgeven, die deze licentie vervolgens koppelt aan de eigen e-UUR gegevens. Met deze stap kunnen er gegevens uitgewisseld worden tussen e-UUR en Easyflex. De licentiegegevens zijn in e-UUR ook te raadplegen of te wijzigen. Ga hiervoor met de e-UUR beheerdersrol naar Start > Bedrijfsgegevens en klik onderaan op het tabblad Leverancierseenheid een leverancierseenheid aan. 

Het is op dit niveau dat de licenties van Easyflex ingesteld kunnen worden. Klik op Bewerken om de gegevens in te vullen.

Voor vragen over het instellen van de licentiegegevens kun je contact opnemen met Akyla.

Naast deze algemene licentie(s), is het ook van belang de volgende algemene instellingen in Easyflex juist te hebben staan:

• Urenportaal activeren: Bij ”Beheer” -> “Urendeclaraties website”, dient de instelling “Urenportaal operationeel” op “Ja” gezet te worden, om de koppeling met e-UUR mogelijk te maken.
• Looncomponenten instellen: In Easyflex dient afzonderlijk ingesteld te worden welke looncomponenten beschikbaar zijn voor de digitale verwerking. Bij ”Beheer” -> “Urendeclaraties website” kunnen deze standaard componenten gekozen worden. De looncomponenten die gekoppeld moeten worden met e-UUR, dienen in elk geval voor de relatie (de kolom “R”) beschikbaar te zijn. Deze instelling wordt hier globaal ingesteld, maar kan op het niveau van de relatie in Easyflex aangepast worden. Het niveau van de relatie wordt door e-UUR (per relatie) gebruikt, maar het juist instellen van de standaard waarden is belangrijk.
• Digitale declaraties instellen: Bij “Beheer” -> “Bedrijfsinstellingen” -> “Declaraties” dient voor de “Beschikbare declaratiewijzen” in elk geval “Digitaal (website)” aangevinkt te zijn. Omdat e-UUR in de rol van relatie de uren aanbiedt aan Easyflex, is het ook belangrijk dat het vinkje voor “Accorderen relatie” gezet is en hier dient de “Standaard instelling” op “Accorderen relatie” te staan. Deze waarde kan op het niveau van de relatie (bij “Overige gegevens”) én op het niveau van de plaatsing (bij “Factuurgegevens”) in Easyflex aangepast worden. Het niveau van de plaatsing wordt door e-UUR (per plaatsing) gebruikt, maar het juist instellen van de standaard waarden is belangrijk.

Gekoppelde gegevens

Tussen e-UUR en Easyflex worden de volgende gegevens uitgewisseld:

• Inlener (van Easyflex naar e-UUR)
• Flexkracht (van Easyflex naar e-UUR)
• Plaatsing (van Easyflex naar e-UUR)
• Loonstrook (van Easyflex naar e-UUR)
• Reserveringssaldi (van Easyflex naar e-UUR)
• Urenbriefje (van e-UUR naar Easyflex)
• Documenten (van e-UUR naar Easyflex)

De onderstaande afbeelding geeft hier een schematische impressie van.

De werking van de koppeling

De koppeling tussen e-UUR en Easyflex is gebaseerd op de gebruikers van relaties en flexwerker in Easyflex. Een gebruiker in Easyflex heeft toegang tot bepaalde gegevens en e-UUR gebruikt de inloggegevens van een gebruiker om de gegevens waar deze gebruiker toegang tot heeft te synchroniseren met e-UUR. Dit heeft de volgende gevolgen:

• De inloggegevens van een relatie en/of flexwerker die gekoppeld wordt tussen e-UUR en Easyflex, dient eenmalig ingesteld te worden in e-UUR.
• De synchronisatie van gegevens tussen e-UUR en Easyflex gebeurt in e-UUR en op basis van een relatie (inlener) en/of een flexwerker (flexkracht).

Binnen Easyflex is op basis van gebruikerstype op voorhand al vastgelegd welke gegevens toegankelijk zijn voor deze gebruiker:

• Relatie: Een relatie uit Easyflex komt overeen met een inlener uit e-UUR. Het volgende hoofdstuk gaat in meer detail in op deze koppeling, maar op basis van één relatie in Easyflex kunnen de volgende gegevens gekoppeld worden tussen e-UUR en Easyflex:
  • De relatie zelf. Dit wordt de inlener in e-UUR.
  • De plaatsingen van deze relatie. Dit worden plaatsingen in e-UUR.
  • De meldplaatsen van deze relatie. Dit worden autorisatie-eenheden in e-UUR (afhankelijk van instelling bij Easyflex inloggegevens).
  • De kostenplaatsen van deze relatie. Dit worden projecten in e-UUR (afhankelijk van instelling bij Easyflex inloggegevens).
  • De flexwerkers die horen bij deze plaatsingen. Dit worden flexkrachten in e-UUR.
  • De urenbriefjes die horen bij deze plaatsingen.
• Flexwerker: Een flexwerker in Easyflex komt overeen met een flexkracht in e-UUR. Hoofdstuk 5 gaat in meer detail in op deze koppeling, maar op basis van één flexwerker in Easyflex kunnen de volgende gegevens gekoppeld worden tussen e-UUR en Easyflex: 
  • De flexwerker zelf. Dit wordt de flexkracht in e-UUR.
  • De loonstroken van deze flexwerker.
  • De reserveringssaldi van deze flexwerker.

De onderstaande afbeelding geeft een schematische impressie van de gegevens die gekoppeld kunnen worden op basis van het gebruikerstype.

Meer informatie

Informatie over het importeren van inloggegevens vind je in het artikel Flexkracht en inlener Easyflex inloggegevens importeren. 

Informatie over het koppelen en synchroniseren van een inlener, plaatsing, flexkracht en documenten kun je vinden in de artikelen:

• Inlener koppelen Easyflex 
• Plaatsing koppelen Easyflex
• Flexkracht koppelen Easyflex
• Documenten koppelen Easyflex 

Zoek je juist informatie over het synchroniseren van gegevens? Lees dan de volgende artikelen:

• Urenbriefjes synchroniseren Easyflex
• Loonstrook synchroniseren Easyflex
• Reserveringen synchroniseren Easyflex