Flexkracht en inlener Easyflex inloggegevens importeren

Relatie en flexkracht gegevens importeren

Soms is het handig om met één import de Easyflex inloggegevens in e-UUR van meerdere relaties of flexkrachten te zetten. Om dit te realiseren is er de mogelijkheid om een CSV export met webservice gegevens uit Easyflex te genereren en deze vervolgens in e-UUR te importeren. Met deze actie worden vervolgens het externe nummer, de inlognaam en het wachtwoord gezet van de geëxporteerde relaties of flexkrachten. Deze export/import mogelijkheid kan gebruikt worden om oftewel nieuwe inleners of flexkrachten aan te maken in e-UUR of om bestaande inleners of flexkrachten bij te werken in e-UUR. De meest gebruikelijke toepassingen van deze mogelijkheid is om:

• Een reeks bestaande flexkrachten in e-UUR bij te werken met de juiste inloggegevens uit Easyflex. Dit is bijvoorbeeld handig als er nieuwe loonstroken van flexkrachten worden gesynchroniseerd. In de meeste gevallen zijn de plaatsingen en flexkrachten al in e-UUR bekend, omdat deze gegevens met de inlener mee zijn gekomen. Maar in deze gevallen zijn de flexkracht inloggegevens nog niet gezet in e-UUR, waardoor bijvoorbeeld loonstroken nog niet gesynchroniseerd worden. Om te voorkomen dat je elke flexkracht in e-UUR handmatig moet aanpassen met inloggegevens, kun je meteen meerdere flexkrachten bijwerken door middel van de export/import.
• Een reeks nieuwe inleners in e-UUR aan te maken. Als je bij een uitrol meerdere inleners die nog geen gebruik maken van e-UUR wilt aansluiten, dan kan deze handeling je werk besparen doordat je niet alle inleners handmatig aan te hoeft te maken in e-UUR.

Gegevens exporteren uit Easyflex

Als eerste dienen de relevante gegevens geëxporteerd te worden uit Easyflex. Hiervoor kun je een ‘Matching’ aanmaken in Easyflex (frontoffice -> Matching), zoals ook zichtbaar in onderstaande afbeelding. Bij deze matching kun je dan filtercriteria toevoegen, om alleen de relevante flexkrachten of relaties te exporteren. Een voorbeeld is dat je alleen flexkrachten wilt met een actieve arbeidsovereenkomst.

Nadat de matching is uitgevoerd, kun je de resultaten hiervan exporteren. Het is daarbij eerst belangrijk dat de juiste uitvoer wordt bepaald, zoals ook is getoond in bovenstaande afbeelding. De juiste uitvoer verschilt tussen flexkrachten en inleners. Kies in Easyflex voor “Uitvoer samenstellen” en kies ervoor om alleen de volgende informatie in de volgende volgorde te exporteren:

• Flexkrachten:
  1. Registratienummer (Algemeen -> Identificatie -> Registratienummer)
  2. Achternaam (Algemeen -> Persoonsgegevens -> Roepnaam)
  3. Voorvoegsels (Algemeen -> Persoonsgegevens -> Voorvoegsels)
  4. Roepnaam (Algemeen -> Persoonsgegevens -> Roepnaam)
  5. E-mail (Algemeen -> Communicatie -> E-mail)
  6. Inlognaam (Webservices -> Inlognaam)
  7. Wachtwoord (Webservices -> Wachtwoord)
• Relaties:
  1. Registratienummer (Algemeen -> Identificatie -> Registratienummer)
  2. Bedrijfsnaam (Algemeen -> Identificatie -> Bedrijfsnaam)
  3. E-mail (Algemeen -> Communicatie -> E-mail)
  4. Inlognaam (Webservices -> Inlognaam_
  5. Wachtwoord (Webservices -> Wachtwoord)

Nadat de uitvoer juist is samengesteld, kan het resultaat geëxporteerd worden als “Batch Actie”. Kies bij de ‘Selectie’ voor “Export (CSV)” en dan voor “Uitvoeren”. Je krijgt een melding in Easyflex wanneer het rapport is aangemaakt. Bekijk dit rapport en kies voor “Inzien” om het CSV bestand te krijgen. Dit bestand kun je gebruiken in e-UUR, zoals hieronder verder wordt toegelicht.

Flexwerkers webservices bulk inschakelen in Easyflex.

Met bovenstaande matching is er een selectie van flexwerkers gemaakt die je wilt importeren in e-UUR. Om voor alle flexwerkers een inlognaam en wachtwoord te verkrijgen in Easyflex moeten de webservices van de flexwerker ingeschakeld worden.

Vanuit Frontoffice -> Matching kan er via de knop ‘Batch actie’ gekozen worden voor ‘Webservice inschakelen’. Daar kun je het vinkje uitzetten bij ‘e-mail met inloggegevens verzenden aan flexwerker’ om ervoor te zorgen dat de flexwerker niet vanuit Easyflex een inlog e-mail ontvangt.

Na deze batch uitgevoerd te hebben kan nogmaals de match uitgevoerd worden, zodat de lijst van flexwerkers is aangevuld met inloggegevens die in e-UUR geïmporteerd kan worden.

Inleners importeren of bijwerken in e-UUR

Als leverancier kun je in e-UUR in het overzicht van inleners via Start > Inleners onder Overig > Easyflex inloggegevens importeren instellen dat je inloggegevens wilt importeren. 

Daar dien je vervolgens enkele keuzes te maken:

• Nieuwe inleners: hier kun je kiezen om oftewel nieuwe inleners toe te voegen of om bestaande inleners bij te werken.
• Leverancierseenheid: in e-UUR kan maar voor één leverancierseenheid tegelijk worden geïmporteerd, omdat elke leverancierseenheid maar aan één Easyflex omgeving gekoppeld kan zijn. Kies hier de leverancierseenheid die hoort bij het exportbestand.
• Bestand: hier kun je het bestand uploaden dat je uit Easyflex hebt geëxporteerd.

Nieuwe inleners toevoegen: als je hiervoor kiest, zullen alle relaties uit het exportbestand waarvan alle kolommen gevuld zijn en die op basis van het registratienummer nog niet bekend zijn in e-UUR, nieuw aangemaakt worden in e-UUR. Dit betekent dat deze inleners ook e-mails met inloggegevens van e-UUR ontvangen. Inleners die reeds bekend zijn in e-UUR of waarvan niet alle kolommen zijn gevuld, zullen niet aangemaakt worden in e-UUR.

Bestaande inlener bijwerken: als je hiervoor kiest, zullen de relaties uit het exportbestand die op basis van het registratienummer reeds bekend zijn in e-UUR en die tenminste een inlognaam en wachtwoord in het bestand hebben, worden bijgewerkt. De andere inleners uit het exportbestand zullen overgeslagen worden.

Flexkrachten importeren of bijwerken in e-UUR

Als leverancier kun je in e-UUR in het overzicht van flexkrachten via Start > Flexkrachten kiezen voor Overig > Easyflex inloggegevens importeren. 

Deze werkt gelijk aan het importeren van de inleners dat hiervoor is omschreven in de vorige paragraaf. 

Let er vooral op, of je nieuwe flexkrachten wilt toevoegen of bestaande flexkrachten wilt bijwerken. In de praktijk wil je waarschijnlijk het vaakst bestaande flexkrachten bijwerken (bijvoorbeeld als onderdeel van het verloningsproces).