Jaarafsluiting Freepack

Wanneer je de urenbriefjes in Freepack importeert is het van belang dat alleen de urenbriefjes worden geïmporteerd die overeenkomen met het boekjaar van Freepack. Om dit mogelijk te maken, verdeelt de koppeling tussen e-UUR en Freepack alle urenbriefjes over verschillende bestanden die overeenkomen met het jaar waarin de urenbriefjes van toepassing zijn.

Urenbriefjes uit 2018 zullen in het bestand ETCD-18.xml geplaatst worden; urenbriefjes uit 2019 komen in het bestand ETCD-19.xml terecht.

Let bij het importeren van urenbriefjes goed op dat je het juiste bestand importeert. Voordat je de jaarafsluiting 2018 uitvoert, zul je waarschijnlijk altijd het bestand ETCD-18.xml willen importeren. Nadat de jaarafsluiting is uitgevoerd en het boekjaar 2019 is gestart, wil je dit bestand niet langer importeren en moet dit bij het importeren aangepast worden naar het ETCD-19.xml bestand. De bestandsnaam kan binnen Freepack ingesteld worden in het importscherm van de werkbrieven (optie 144).

Zijn er meerdere Freepack administraties die koppelen met e-UUR? Dan zal dit bij elke administratie moeten worden ingesteld.

Let er met name op dat na de jaarafsluiting het bestand ETCD-18.xml niet langer wordt geïmporteerd, tenzij dit expliciet de bedoeling is. Het importeren van het oude bestand kan ertoe leiden dat de urenbriefjes uit 2018 in Freepack worden geïmporteerd als uren voor 2019. Als extra veiligheid kun je na de jaarafsluiting het bestand ETCD-18.xml hernoemen of verplaatsen, om zo te voorkomen dat deze alsnog geïmporteerd wordt.