Facturen exporteren naar e-UUR

Voorbereiding

De koppeling tussen e-UUR en Freepack is in staat om facturen van Freepack beschikbaar te maken binnen e-UUR. Hiertoe dienen de facturen te worden geëxporteerd uit Freepack. De export bestaat niet uit het daadwerkelijke document maar de inhoudelijke informatie welke via een XML-bestand wordt aangeleverd.

Freepack

Om de beschikking te krijgen tot de facturen export is het belangrijk dat je de beschikking hebt tot de “Export” module van Freepack. Deze kan je bij Freepack aanvragen. Met deze module komt de optie '377' beschikbaar binnen Freepack.

e-UUR

Om de verkregen informatie uit Freepack in een factuur te plaatsen in e-UUR zijn factuurtypen (layouts) nodig. Deze zijn uiteraard klantspecifiek en worden altijd op basis van maatwerk ontwikkeld. Er zijn kosten verbonden aan het maken van factuurtypen. Neem hierover contact op met je accountmanager of via euur@akyla.nl.

Om een factuurtype of layout te kunnen maken, moeten er verschillende typen (voorbeelden vanuit Freepack) bij Akyla aangeleverd worden. Nadat Akyla deze heeft gemaakt en ingesteld, zijn deze beschikbaar in je e-UUR omgeving en kun je per inlener aangeven welk factuurtype door de inlener gebruikt wordt. Een voorbeeld van verschillende typen die zouden kunnen gelden zijn:

• Factuur standaard
• Factuur met G-rekening
• Factuur met alternatieve bankrekening

Ook 'briefpapier' kan worden ingericht indien dit gewenst is. Een factuurtype of factuurlayout kan in de basis geheel naar eigen wens ingericht worden. Per inlener kun je maar één factuurtype kiezen, het is niet mogelijk om automatisch tussen facturen te switchen, ook al zijn er meerdere layouts gemaakt om te kunnen kiezen. Indien er sprake is van een inlener welke 2 verschillende facturen kent, zal er gewerkt moeten worden met verschillende inleners om het onderscheid in facturen te bewerkstelligen.

e-UUR instellingen

Als de voorbereidingen zijn voltooid kan binnen e-UUR aangegeven worden welke inleners de beschikking krijgen tot facturen en welk factuurtype dan geldt. Log hiertoe in als leverancier binnen e-UUR. Bij het wijzigen van een inlener zijn dan de volgende opties van belang:

• Blokkeer webservice facturen: de facturen van de inlener zullen niet door e-UUR geaccepteerd worden als deze optie is ingeschakeld.
• Factuurtype: kies hier het factuurtype dat geldt voor de inlener.

Het exporteren

Het exporteren van de facturen kan in Freepack middels keuze '377'. Hier staan een aantal velden waar bepaald kan worden welke facturen geëxporteerd worden door Freepack. Hier zijn twee mogelijkheden tot export:

• Alle nog niet geëxporteerde facturen.
• Alle facturen op basis van factuurnummer.

Onderstaande afbeelding toont het scherm als alle nog niet geëxporteerde facturen geëxporteerd dienen te worden.

Deze optie zal in de meeste gevallen afdoende zijn. Hierdoor worden nieuwe facturen geëxporteerd en door de koppeling richting e-UUR gestuurd. Mocht je een specifiek aantal facturen willen exporteren, bijvoorbeeld als eerste test of om vergeten facturen nogmaals te versturen, dan kun je bij “Alleen nog niet geëxporteerde regels” kiezen voor “Nee”, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

In dit geval kunt u op basis van jaar en factuurnummer exporteren.

Het is binnen Freepack momenteel nog niet mogelijk om te exporteren op basis van debiteur. Dit houdt in dat alle facturen geëxporteerd zullen worden. Binnen e-UUR zullen alleen de facturen geaccepteerd worden van inleners die bekend zijn binnen e-UUR en waarvan is aangegeven dat ze facturen mogen inzien.