Shiftbase koppeling instellen

1. Inleiding

Dit artikel dient als handleiding voor het gebruik van de koppeling tussen e-UUR en Shiftbase. Er wordt omschreven welke onderdelen gekoppeld kunnen worden, hoe dit werkt en wanneer er gesynchroniseerd wordt.  

2. Voorbereiding

Om te beginnen met het leggen van de koppeling is het belangrijk dat een aantal stappen gecontroleerd/ingevuld worden. Hieronder staat een checklist weergegeven van de punten die in ieder geval goed zijn om te controleren voordat je begint met het leggen van de koppeling.

• De inlener is aangemaakt in e-UUR en heeft een koppelingsgebruiker (hoofdstuk 3.2.1).
• De importwachtrij is geactiveerd (dit kan de consultant van e-UUR activeren).
• De importmodule is geactiveerd in e-UUR.
• Er is een importprofiel gemaakt en gekoppeld aan de inlener in e-UUR.
• In Shiftbase moet de licentie (Premium) voor het leggen van de koppeling actief zijn.

3. Algemene werking

In dit hoofdstuk zal de algemene werking van de koppeling beschreven worden. Om te beginnen is er een lijst met termen opgesteld (voor zover bekend) om onduidelijkheden te voorkomen. In onderstaande weergave is te zien welke onderdelen dit zijn tussen de beide systemen.

3.1 Terminologie

Let op: projecten zijn in e-UUR te verwerken via de webservice koppeling, maar kunnen niet worden opgestuurd door Shiftbase.

3.2 Algemene instellingen

Om te beginnen met de koppeling is het goed om te weten dat deze koppeling per inlener opnieuw moet worden ingericht. Dat wil zeggen dat de inlener de stappen in hoofdstuk 3.2.2. moet doorlopen aan de hand van de gegevens die worden aangereikt vanuit e-UUR (hoofdstuk 3.2.1). Zodra de koppeling is ingesteld, worden deze flexkrachten opgevraagd uit e-UUR en kunnen deze in Shiftbase gekoppeld worden aan de reeds bestaande medewerkers in Shiftbase. Vanaf dat moment kunnen de uren worden verstuurd naar e-UUR zodra deze zijn goedgekeurd in Shiftbase. De goedgekeurde uren zullen dan via de webservice naar e-UUR worden verstuurd en in de Importwachtrij komen te staan, dit is een tegel op het dashboard in e-UUR.

3.2.1 In e-UUR

Om de koppeling gereed te maken voor de koppeling met Shiftbase is het van belang dat er per te koppelen inlener een koppelingsgebruiker/inlenergebruiker wordt aangemaakt. Om in de toekomst makkelijk te kunnen herkennen van welke koppeling er een aanroep wordt gedaan is het verstandig om de naam van deze inlenergebruiker herkenbaar te maken. Als voorbeeld kan je het volgende format aanhouden.

Koppelingsgebruiker (inlenergebruiker)

3.2.2 In Shiftbase

Zodra de inlenergebruiker is aangemaakt kunnen de gegevens uit hoofdstuk 3.2.1 worden ingevoerd in Shiftbase om de koppeling te realiseren. Om hiermee te starten ga je in shiftbase naar instellingen > App center > e-UUR, vervolgens klik je op de groene knop +Voeg een e-UUR koppeling toe. Je krijgt vervolgens een scherm te zien zoals hieronder is weergegeven in figuur 1. Met het e-UUR subdomein wordt de e-UUR webservice bedoeld zoals te zien is in bovenstaande tabel.

Heb je de gevraagde gegevens ingevuld, dan kun je de koppeling een naam geven en een e-mail adres invullen waar de export berichtgeving heen gaat. Zodra dit is gebeurd dan is je koppeling tot stand gebracht en kun je de medewerkers gaan koppelen.

Figuur 1. Instellen koppeling in Shiftbase

Medewerkers koppelen:

Figuur 2. Gerealiseerde koppeling in Shiftbase

Achter de koppeling vind je nu drie iconen:

• Met het tandwiel kun je de naam en het e-mailadres aanpassen.
• Met de twee pijltjes kun je de medewerkers koppelen.
• Met de prullenbak kun je de koppeling deactiveren. Een gedeactiveerde koppeling kun je later weer activeren.

Klik je op het tweede icoon dan kom je op de pagina om je medewerkers te koppelen. Links heb je alle medewerkers staan die in je e-UUR omgeving een plaatsing hebben. Vervolgens kun je rechts de medewerker in Shiftbase kiezen die bij de medewerker in e-UUR hoort.

Heb je de medewerkers gekoppeld dan kies je onderaan de pagina voor Opslaan.

4. Uren versturen naar e-UUR

De uren worden vanuit Shiftbase verstuurd naar e-UUR op het moment dat de inlener in Shiftbase heeft goedgekeurd in de urenregistratie. Zodra de uren zijn goedgekeurd kan de inlener op het tabblad rapportages klikken. In dit scherm kan er links onderin op e-UUR geklikt worden, je krijgt dan een filter te zien zoals hieronder weergegeven.

Figuur 3. Uren versturen naar e-UUR

Je geeft de periode in die je wilt versturen en kan eventueel nog op Tonen klikken om de bekijken welke gegevens er worden verstuurd naar e-UUR. Zodra je op Verstuur naar e-UUR klikt worden de uren van de opgegeven periode via de webservice naar e-UUR verstuurd. In e-UUR kunnen deze uren vervolgens bij de importwachtrij worden geïmporteerd in e-UUR.

4.1 Moment van synchronisatie

De flexkrachten worden elke keer gesynchroniseerd van e-UUR naar Shiftbase als de koppeling in Shiftbase wordt geopend. Deze koppeling open je door op het tandwiel te klikken. 

De webservice functie die hiervoor wordt gebruikt, is GetFlexworkers. Hierbij worden alle basisgegevens van flexkrachten die een lopende plaatsing hebben bij een bepaalde inlener opgehaald. Het gaat om de gegevens die je in e-UUR bij de flexkracht hebt.

• Persoonsgegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit, geslacht enz.)
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mail, tel, enz.)
• Rekeninggegevens (rekeningnummer, betaalwijze, betaalfrequentie enz.)

De uren worden verstuurd zodra de stappen in hoofdstuk 4 zijn doorlopen.