Uren- en reserveringsbriefjes koppelen met Freepack

In Freepack is het niet mogelijk om een tweede keer dezelfde periode aan te bieden. Dit betekent dat het niet mogelijk is om eerst een urenbriefje en later een reserveringsbriefje van dezelfde flexkracht over dezelfde periode te exporteren naar Freepack. Dit geeft namelijk een foutmelding bij het importeren. Om toch op een eenvoudige manier urenbriefjes en reserveringsbriefjes te importeren in Freepack, kun je het volgende doen. 

Stappen voor het urenbriefje in e-UUR

Een urenbriefje wordt in e-UUR vaak door een inlener toegevoegd en een reserveringsbriefje door de flexkracht zelf. Vaak zal het voorkomen dat deze briefjes dus niet op hetzelfde tijdstip klaarstaan. De uren én reserveringsbriefjes moeten daarom eerst verzameld worden. 

Dit kan worden bereikt door onder Start > Applicatiebeheer > Instellingen onder Instellingen - Urenregistratie een vinkje te zetten bij Goedgekeurde urenbriefjes handmatig doorzetten voor export. 

Alle uren en reserveringsbriefjes komen nu automatisch op de exportstatus Geblokkeerd. 

Voor de verloning kan de leverancier via Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel) de urenbriefjes op Klaar voor export zetten. Open het overzicht, klik op de knop Kolommen en zorg dat er een vinkje staat bij Exportstatus. Klik vervolgens op het driehoekje naast de zoekbalk om te filteren op exportstatus Geblokkeerd. Selecteer exportstatus Geblokkeerd en klik op Zoeken.   

Je krijgt nu een overzicht van alle urenbriefjes die de status Geblokkeerd hebben. Je kunt dit filter ook opslaan, zodat je een volgende keer snel het filter kunt gebruiken. In het kennisbankartikel Eigen overzichten kun je daar meer over lezen.

Selecteer de urenbriefjes en klik via de knop Overig op Klaarzetten voor export.

Je krijgt een melding of je zeker weet dat u de urenbriefjes wilt klaarzetten voor export. Klik op Ja om de urenbriefjes klaar te zetten. 

Je krijgt vervolgens de melding dat er urenbriefjes zijn goedgekeurd voor export. Klik op de knop Vernieuw om het overzicht te vernieuwen. De urenbriefjes hebben nu als exportstatus Klaar voor export. 

De reserveringsbriefjes blijven op de exportstatus Geblokkeerd, maar worden door e-UUR wel meegenomen in de export wanneer er een bijpassend urenbriefje is (dezelfde periode van dezelfde flexkracht). 

Wanneer alle gecombineerde uren en reserveringsbriefjes geëxporteerd zijn, kunnen er reserveringsbriefjes zijn overgebleven. Bijvoorbeeld wanneer een flexkracht een volle week vakantie heeft aangevraagd, dan is er geen urenbriefje. Deze moeten vervolgens op Klaar voor export gezet worden om alleen de reserveringsbriefjes te exporteren. Dit kan op dezelfde manier als hiervoor beschreven. Ga alleen nu naar Start -> Urenbriefjes -> Reserveringsbriefjes.

Let op: indien er meer dan één Freepack administratie gekoppeld wordt, moeten de flexkrachten worden voorzien van een leverancierseenheid (de administratie) om reserveringsbriefjes naar de juiste administratie te versturen. Dit moet apart worden ingesteld door Akyla. Neem hiervoor contact op met Akyla.

Stappen voor het exporteren van uren- & reserveringsbriefjes naar Freepack

1. Zet alle geblokkeerde urenbriefjes in e-UUR op klaar voor export zoals hierboven beschreven.
2. Draai de koppeling FreepackProvisioning.exe (bij meerdere gekoppelde administraties, draai ze per administratie).
3. Zet alle overige voor export geblokkeerde reserveringsbriefjes in e-UUR op klaar voor export.
4. Draai de koppeling FreepackProvisioning.exe (bij meerdere gekoppelde administraties, draai ze per administratie).
5. Importeer de uren (per administratie) in Freepack.
6. Controleer op exportstatus Export mislukt bij de uren- en reserveringsbriefjes in e-UUR. Deze uren en/of reserveringsbriefjes dienen handmatig in Freepack verwerkt te worden. Zet hiervoor het filter in e-UUR op Exporteren mislukt. 
7. Deze situatie treedt alleen op wanneer er al apart een uren of reserveringsbriefje naar Freepack verzonden is, waardoor er voor die week al uren instaan.