Nadat de margefacturatie is ingericht, kunnen er urenbriefjes worden ingevuld door de flexkracht, kunnen er margefacturen worden gegenereerd, aangeboden en op betalen worden gezet. Hieronder wordt dit uitgelegd.
Margefacturen genereren
Het volgende urenbriefje is ingevuld om een margefactuur te genereren.
Vanuit het urenbriefjes overzicht is het mogelijk om de margefacturen te genereren per bemiddelaar. Ga daarvoor naar Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes(enkel). Klik daar op het filter en selecteer bij Status Goedgekeurd en bij Margefactuurstatus Nieuw.
Vul je geen filter in en klik je op de knop Overig > Genereer margefacturen, dan krijg je onderstaande melding.
Let op: vergeet niet de margefactuurstatus op Nieuw te zetten, anders worden ook al betaalde urenbriefjes nog een keer gefactureerd!
Klik daarna op Zoeken. Je krijgt nu een overzicht van urenbriefjes voor margefacturatie.
Let op: de urenbriefjes die nu zichtbaar zijn, komen allemaal op het overzicht van de margefactuur. Het is niet mogelijk om met vinkjes specifieke urenbriefjes te kiezen.
Via de knop Overig > Genereer margefacturen kunnen de margefacturen worden gegenereerd.
Nadat er op de knop wordt geklikt, controleert e-UUR of de plaatsingen en prijsafspraken goed zijn ingericht. Er komt een melding met een link als er gegevens missen. Klik op de link (hier) voor een overzicht met plaatsingen die gegevens missen.
In het overzicht van incomplete plaatsingen kan bijvoorbeeld de volgende melding staan.
Aan de hand van die informatie kan de plaatsing worden ingericht voor margefacturatie, zodat er wel margefacturatie mogelijk is. Als je plaatsingen wilt aanpassen, klik dan op het kruisje en pas de plaatsingen aan. Daarna kun je weer de margefacturen genereren.
Klik op de knop Margefacturen genereren als de plaatsingen juist zijn ingericht. Je krijgt de melding dat er margefacturen zijn gegenereerd.
Aanbieden aan de bemiddelaar
Nadat de margefacturen zijn gegenereerd, kom je in het overzicht van de margefacturen. Dit overzicht is ook te vinden onder Start > Margefacturatie > Margefacturen. De knop Check incomplete plaatsingen geeft hetzelfde overzicht als bij het genereren van de margefacturen.
Per bemiddelaar wordt een margefactuur gegenereerd. Klik op een margefactuur om de factuur te openen. Een nieuwe factuur krijgt de status Nieuw. Je kunt nu de factuur Annuleren of Aanbieden. Klik op de knop Downloaden om de factuur te bekijken.
Let op: het is niet mogelijk om margefacturen uit dit overzicht te verwijderen. Annuleer de margefactuur dan.
Ook heb je hier de mogelijkheid om handmatig factuurregels toe te voegen. Dit is een optie die je aan kunt zetten bij de instellingen. Ga naar Start > Margefacturatie > Instellingen. Onder Instellingen - Margefacturatie kun je een vinkje zetten bij Handmatig toevoegen van margefactuur regels.
Staat hier geen vinkje, dan kun je niet handmatig factuurregels toevoegen en heb je de knop Voeg factuurregel toe niet beschikbaar in de margefactuur.
Klik voor het handmatig toevoegen van factuurregels op de knop Voeg factuurregel toe, vul de gegevens in en klik op Opslaan. Als je nu de factuur download, dan zijn de handmatig ingevoerde gegevens toegevoegd.
Het downloaden van de factuur laat een overzicht zien van de uren die zijn ingevuld in het urenbriefje en de margeberekening.
Als een factuur de status Geannuleerd heeft dan kan deze weer worden heropend door op de knop Heropenen te klikken. Daarna kan de factuur weer worden aangeboden.
Is de factuur correct, klik dan op de knop Aanbieden. Je krijgt de melding dat de factuur is aangeboden.
De bemiddelaar ontvangt van het aanbieden een e-mail en kan de margefactuur goedkeuren of afkeuren. Via de tegel op het dashboard van de bemiddelaar of via Start > Margefacturatie > Margefacturen krijgt de bemiddelaar een overzicht van de facturen.
Let op: de bemiddelaargebruiker moet de rol Medewerker facturatie (bemiddelaar) hebben om de margefacturen te kunnen inzien. Meer informatie over de rollen en het toevoegen daarvan kun je lezen in het artikel Rollen (bemiddelaar).
Klik de aangeboden factuur aan en klik op de knop Goedkeuren of Afkeuren.
Bij het goedkeuren moet de bemiddelaar de margefactuur voorzien van een eigen factuurnummer en factuurdatum. Klik daarna op Opslaan. Je krijgt de melding dat de margefactuur succesvol is opgeslagen en dat de factuur is goedgekeurd.
Er wordt nu een e-mail gestuurd dat de factuur is goedgekeurd. Zowel bij het goedkeuren als bij het afkeuren wordt er een e-mail gestuurd naar het ingestelde e-mailadres onder Start > Margefacturatie > Instellingen onder Instellingen - Margefacturatie.
Als de factuur niet juist is, kan die worden afgekeurd door de bemiddelaar. Bij het afkeuren moet er verplicht een opmerking worden ingevuld. Klik daarna op Opslaan.
De bemiddelaar krijgt de melding dat de factuur is afgekeurd en er wordt er een e-mail gestuurd naar het ingestelde e-mailadres dat de factuur is afgekeurd. De factuur kan nu worden aangepast.
Betalen
In het overzicht van de facturen (Start > Margefacturatie > Margefacturen) is nu de status van de factuur Goedgekeurd en is de factuurdatum ingevuld met de datum die de bemiddelaar bij het goedkeuren heeft ingevuld.
Er is nu nog de mogelijkheid om de factuur op de status Betaald te zetten. Klik de factuur aan en klik op de knop Betaald.
De factuur heeft nu de status betaald en de margefacturatie is afgerond.