Voor het gebruik van margefacturatie moet het volgende ingericht worden:
- Componentsoorten
- Looncomponenten aan componentsoort koppelen
- Contracttypes
- Sectoren
- Prijsafspraak per bemiddelaar
- Plaatsingen voorzien van sector, contracttype, loon en tarieven.
Hieronder wordt per stap uitgelegd hoe dit kan worden ingericht.
Let op: om margefacturen te kunnen inrichten en gebruiken is de rol van Medewerker facturatie (leverancier) nodig. Lees in het artikel Gebruikersbeheer (leverancier) hoe je deze rol kunt instellen.
Componentsoorten
Zorg dat de componentsoorten die je wilt gebruiken beschikbaar zijn onder Start > Applicatieconstanten > Componentsoorten.
Klik op de knop Nieuw om een nieuw componentsoort toe te voegen. Vul een naam in en selecteer een type.
Er zijn vier verschillende methodes die kunnen worden gebruikt voor de margeberekeningen. Deze methode vul je hier in: normaal, toeslag, anders of onkostenvergoeding.
De berekening per type is als volgt:
- Componentsoort type Normaal of Onkostenvergoeding:
Tarief looncomponent - (Uurloon * Percentage looncomponent * omrekenfactor)
- Componentsoort type Toeslag:
Tarief looncomponent - (Uurloon * Percentage looncomponent normaal uur* omrekenfactor normaal uur) - (Uurloon * Percentage toeslag uur * omrekenfactor)
- Componentsoort type Anders:
Tarief looncomponent - (Uurloon * Percentage looncomponent * omrekenfactor)
Selecteer het juiste type en vul eventueel een afwijkend BTW percentage in. Als je niets invult, wordt automatisch 21 ingesteld als BTW. Dit percentage komt op de margefactuur te staan. Klik hierna op Opslaan.
Vast BTW percentage bemiddelaar
Het is mogelijk om bij de bemiddelaar een vast BTW percentage in te stellen. Ga naar Start > Bemiddelaars en selecteer de bemiddelaar. Klik op Bewerken en vul onder Instellingen - Algemeen een percentage in bij BTW percentage margefactuur. Klik daarna op Opslaan.
Als er een percentage wordt ingevuld bij de bemiddelaar, dan zal dit percentage worden gebruikt op de margefactuur in plaats van het percentage dat is ingesteld bij het componentsoort.
Let op: kies voor type Anders als het verloningspakket dat je gebruikt toeslagen onder de 100% gebruikt.
Looncomponenten koppelen
Koppel nu alle looncomponenten aan een componentsoort onder Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten. Voeg de kolom Componentensoort in het overzicht toe om een overzicht te krijgen van de gekoppelde looncomponenten.
Klik op het looncomponent dat je wilt koppelen. Klik op de knop Bewerken en selecteer bij Componentsoort het juiste type. Klik daarna op Opslaan.
Doe dit voor alle looncomponenten die je wilt koppelen voor de margefacturatie. De looncomponenten zijn gekoppeld als zij een componentsoort hebben.
Contracttypes
Per contract kunnen er verschillende marges worden ingesteld. Hierbij kun je denken aan het onderscheid in Fase A, B en C of Fase 1,2,3 en 4 of contracten met/zonder uitzendbeding en bepaalde/onbepaalde tijd contracten waarvoor verschillende marge omrekenfactoren kunnen worden gebruikt.
Het contracttype kan worden ingesteld onder Start > Applicatieconstanten > Contracttype. Klik op de knop Nieuw en vul het contracttype in. Klik daarna op Opslaan.
Sectoren
Er zijn nu compononentensoorten en contracttypes beschikbaar voor alle bemiddelaars. Daarnaast is het mogelijk om sectoren in te stellen. Deze kunnen worden ingesteld onder Start > Margefacturatie > Sectoren. Klik op Nieuw, vul een sector in en klik op Opslaan.
Prijsafspraken
De prijsafspraak met de bemiddelaar bestaat uit een tabel met omrekenfactoren. Per contracttype en componentsoort kan de omrekenfactor ingesteld worden. Ga hiervoor naar Start > Margefacturatie > Prijsafspraken. Klik op de knop Nieuw, selecteer een bemiddelaar, een sector en vul de prijzen in. Eventueel kun je onder Administratieve fee een extra bedrag aan de bemiddelaar toekennen vermenigvuldigd met het totale aantal uren. Klik daarna op Opslaan.
Plaatsingen
Neem contact op met Akyla of de door jou gebruikte backoffice alle informatie kan aanleveren om de plaatsing in te stellen voor de margefacturatie. Het kan zijn dat de backoffice een bepaalde inrichting nodig heeft.
Het is ook mogelijk om handmatig de plaatsingen in te stellen voor de margefacturatie. In de plaatsing van de flexkracht moeten de volgende gegevens worden ingesteld.
- Het contracttype; deze worden niet gewijzigd als de flexkracht naar een volgende fase gaat. Hiervoor moet een nieuwe plaatsing worden aangemaakt en de plaatsing met de vorige fase moet worden beeindigd.
- De sector.
- Per looncomponent het uurloon (kostprijs); dit is altijd het standaard uurloon van de flexkracht.
- Per looncomponent het tarief naar de inlener (verkoopprijs); dit dient de vaste verkoopprijs naar de inlener te zijn.
Factuurgegevens
Onderaan de te genereren factuur staan gegevens van de bemiddelaar. Dit zijn de gegevens die zijn ingevuld onder Start > Bemiddelaars.
Je kunt onder Instellingen - Algemeen in het veld Handelsnaam een andere naam invullen om de naam van de bemiddelaar in de voettekst te wijzigen. De naam die je hier invult, komt dan in de voettekst te staan in plaats van de naam van de bemiddelaar.
Hier kun je ook invullen dat er bovenaan de factuur een andere bedrijfsnaam staat. Vul dit in onder Start > Bemiddelaar onder Instellingen - Urenregistratie.
Betaaltermijn aanpassen
Standaard is de betaaltermijn 30 dagen. Dit kun je aanpassen voor alle bemiddelaars of specifiek voor een bemiddelaar. Vul dit in onder Start > Margefacturatie > Instellingen (voor alle bemiddelaars) of Start > Bemiddelaars en selecteer de bemiddelaar. Vul een afwijkende termijn in onder Instellingen - Margefacturatie bij Betaaltermijn margefactuur.
Als er geen termijn is ingevuld, dan wordt de standaard termijn van 30 dagen gebruikt.
De margefacturatie is nu ingericht. De margefacturen kunnen worden gegenereerd. In het artikel Margefacturen genereren, aanbieden en betalen kun je lezen hoe dit verder werkt.