Matching in de onboarding

Het kan voorkomen dat een flexkracht of inlener wordt aangemeld via de onboarding, terwijl die al in e-UUR bekend is. In deze situatie is het handig dat de flexkracht of inlener niet opnieuw in e-UUR wordt ingeschreven, maar dat hij de onboarding krijgt op zijn al bekende e-UUR account. Hiervoor kan matching in de onboarding worden gebruikt. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Matching bestaande flexkracht
  • Onboardingstype instellen
  • Importeren en matching
  • Aangepaste e-mail bij matching
• Matching bestaande inlener
  • Nieuwe inlenergebruiker

Matching bestaande flexkracht

Een flexkracht krijgt een welkoms e-mail met inloggegevens als je na het starten van de onboarding, de onboarding doorzet naar de volgende stap. Als het gaat om een bestaande flexkracht in e-UUR, dan hoeft hij niet opnieuw ingeschreven te worden en de welkoms e-mail te krijgen. Hiervoor kun je in het onboardingstype instellen dat bij een onboarding e-UUR kijkt of hij de nieuw ingeschreven flexkracht kan matchen met een bestaande flexkracht in e-UUR. 

Onboardingstype instellen

Open een onboardingstype en stel bij 1 Algemeen onder Procesvoorkeuren de Matching bestaande flexkracht in. 

Voor de matching kun je kiezen uit de volgende opties.

• BSN en geboortedatum
• BSN
• Geboortedatum, e-mailadres en naam
• E-mailadres en naam

Afhankelijk van de optie die je hier kiest, vindt de matching van de onboarding plaats op basis van die gegevens. In de eerste stap van de onboarding moeten daarom de velden in het formulier en de bewerkingsdefinitie (start onboarding) staan die je gebruikt voor het matchen van bestaande flexkrachten. Bij het starten van de onboarding kunnen die velden dan worden ingevuld, zodat e-UUR daarna kan bepalen of het om een bestaande flexkracht gaat. 

Als je bijvoorbeeld kiest voor de meest unieke matching BSN en geboortedatum, dan moeten beide velden verplicht ingevuld worden door de gebruiker die de onboarding start.

De matching bij de opties waarbij ook op Naam wordt gecontroleerd, wordt er gekeken naar de voornaam en achternaam.

Importeren en matching 

Bij het importeren van onboardingen, moeten de velden die zijn ingesteld bij de Matching in het onboardingstype, ook ingesteld zijn in het formulier, de bewerkingsdefinitie (start onboarding) en bij de importdefinitie.

Bij het importeren vanuit de webservice kun je foutcode 300 krijgen vanuit de webservice als er al een lopende onboarding bestaat voor die flexkracht. Hierbij wordt gekeken naar de matching die is ingesteld. De onboarding komt wel in e-UUR binnen, maar als je die wilt doorzetten in e-UUR, krijg je onderstaande melding.

Je krijgt geen melding over de matching bij de webservice als er een match is met een afgesloten onboarding of als er geen eerdere onboarding is. De nieuwe onboarding gaat dan gewoon door in het onboardingsproces.

Nadat de onboarding is geïmporteerd, kan de gebruiker deze handmatig doorzetten of automatisch worden doorgezet als dat is ingesteld in het onboardingstype. Informatie over het automatisch doorzetten, vind je in het artikel Onboarding: Importdefinitie (Stap 5). 

Aangepaste e-mail bij matching

Zodra de onboarding is doorgezet, ontvangt de flexkracht als er geen matching is een e-mail dat er een onboarding is met daarbij inloggegevens. 

Is er wel sprake van een matching tussen de onboarding en een bestaande flexkracht in e-UUR, dan wordt niet de standaard welkoms e-mail verstuurd, maar een aangepaste e-mail zonder inloggegevens. Afhankelijk van het gekozen onboardingsproces, staat er in de e-mail dat de flexkracht de onboarding moet aanvullen of dat hij niets hoeft te doen. Hieronder vind je een overzicht van deze e-mails.

Matching bestaande inlener

Bij het inlener-onboardingstype kun je ook de matching van bestaande inleners instellen op basis van KvK nummer. Standaard is dit veld niet ingevuld en is de werking zoals wanneer je Niet toepassen selecteert. Er is dan geen matching en mogelijk worden inleners dubbel ingeschreven.

Open een onboardingstype en stel bij 1 Algemeen onder Procesvoorkeuren de Matching bestaande flexkracht in.

Net als bij de flexkracht-onboarding moet ook hier het veld KVK nummer in het onboardingstype ingesteld zijn in het formulier, de bewerkingsdefinitie (start onboarding) en eventueel bij de importdefinitie.

Wanneer de matching staat op KvK nummer, zal er een controle plaatsvinden voordat de inlener wordt aangemaakt vanuit de onboarding. Dit gaat op dezelfde wijze als bij de flexkracht-onboarding. Dit betekent dat als er een bestaande inlener wordt gevonden, die inlener gebruikt zal worden en er zal geen nieuwe inlener worden aangemaakt. 

Ook hier krijg je melding dat je een onboarding niet door kunt zetten als er al een lopende onboarding is.

Bij het importeren van een inlener-onboarding krijg je vanuit de webservice geen foutcode als er een lopende inschrijving is.

Nieuwe inlenergebruiker

De inlenergebruiker wordt ook gecontroleerd en dat gaat op basis van het e-mailadres. Als de inlener al bekend is in e-UUR, maar is er sprake van een nieuwe inlenergebruiker, dan krijgt de nieuwe inlenergebruiker wel de welkoms e-mail met inloggegevens.