Exporteren & Importeren in Freepack

Exporteren vanuit Freepack naar e-UUR

Bij het exporteren van uitzendingen (keuze 162) dienen in eerste instantie eenmalig de constanten te worden ingevuld, in onderstaande afbeelding is te zien hoe dit scherm eruitziet.

Voor e-UUR dienen XML-totaalbestanden als versie te worden geselecteerd. De directory waar de export bestanden komen te staan is dezelfde directory als waar de e-UUR koppeling in geïnstalleerd is. Deze directory kan afhankelijk zijn van de Freepack administratie waarin je werkt. Jouw systeembeheerder kan je hier mogelijkerwijs meer over vertellen. In e-UUR moet zowel “Incl. Debiteuren” als “Incl. Uitzendkrachten” voor “Ja” gekozen worden. Daarnaast kan er geselecteerd worden of het invullen van looncomponenten met eenheden, opname reserveringen (vakantie, feestdagen, kort verlof), doorbetaalde uren en ziekte uren binnen e-UUR toegestaan is of dat de afhandeling daarvan binnen Freepack plaats zal vinden via het corrigeren c.q. aanpassen van de werkbrief.

Na het invullen van de constanten kan daarna op elk gewenst moment de laatste stand van zaken met betrekking tot de uitzendingen worden geëxporteerd (keuze 162), in onderstaand voorbeeld is te zien hoe dit scherm er in Freepack uitziet.

Er dient een selectieperiode te worden ingevoerd. In principe gaat het om de uitzendingen waar nog uren voor ingeleverd dienen te worden. Bijvoorbeeld uitzendingen die de afgelopen week actief waren.

Voor de opgegeven periode worden alle actieve uitzendingen, waarvan bij de debiteur is aangegeven dat deze debiteur van toepassing is voor e-UUR, geëxporteerd. Van alle geselecteerde uitzendingen worden tevens de gegevens van de uitzendkracht en de debiteur geëxporteerd.

In de opgegeven directory worden 3 bestanden (EDEB.XML, EUIT.XML, EUZK.XML) klaargezet. Deze bestanden worden vervolgens met een vast interval automatisch door de Akyla e-UUR koppeling in e-UUR gezet, mits de systeembeheerder van jouw organisatie dit heeft ingesteld.

N.B. Voor het correct werken van de koppeling moet de opgegeven directory aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om dit te controleren wil Akyla daarom tijdens de testfase graag de locatie van deze directory opgegeven krijgen.

Importeren vanuit e-UUR naar Freepack

Bij het importeren van werkbrieven (keuze 144) dient eerst weer een versie en een import-directory worden geselecteerd. Evenals bij de export directory is het van belang dat hier de juiste directory wordt geselecteerd. Deze directory kan net als bij de export afhankelijk zijn van de Freepack administratie waarin je werkt. Als bestandsnaam voer je “ETCD-XX.xml” in, met op de plaats van de XX de laatste 2 getallen van het boekjaar van Freepack. Dus in het boekjaar 2011 vul je hier “ETCD-11.xml” in.

Bij het importeren van de werkbrieven kan er in eerste instantie voor gekozen worden om de gegevens voorlopig in te lezen. Er volgt dan een inleesverslag zonder dat de gegevens bijgewerkt worden in Freepack. Eventueel kunnen dan nog wijzigingen worden aangebracht in Freepack naar aanleiding van dit verslag.

Als er voor definitief gekozen wordt, worden de werkbrieven verwerkt in Freepack. Alle werkbrieven die dan nog geweigerd worden, worden niet opgenomen in Freepack en dienen handmatig via keuze 341 te worden verwerkt.

De verwerkte werkbrieven zijn te beoordelen via het onderhouden, raadplegen of afdrukken van werkbrieven. De werkbrieven kunnen nu met het normale proces van Freepack verder verwerkt worden.