Caoloon in de onboarding

In zowel de flexkracht-onboarding als de inlener-onboarding kun je instellen dat automatisch het bruto uurloon wordt berekend aan de hand van de toepasselijke CAO. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van de gegevens van Caoloon.com.

Allereerst moet je een CAO selecteren. Na het kiezen van de CAO wordt vervolgens automatisch aangegeven welke gegevens bij die CAO van toepassing kunnen zijn. Zo kun je vervolgens alleen kiezen uit de loontabellen, functies, functieschalen, werkweken en periodieken die bij die CAO horen. 

Op deze manier kun je gemakkelijk instellen waar een flexkracht onder valt en automatisch laten berekenen welk bruto uurloon dan voor de flexkracht op basis van die CAO van toepassing is. Ook is er daarna een rapport beschikbaar met de ingevulde gegevens en informatie uit die CAO. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt en hoe je dit kunt instellen in de onboarding. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Abonnement Caoloon
• Activatie
  • Overzicht CAO's
• Onboardingstype inrichten
  • Formulierconfiguratie
  • Bewerkingsdefinitie
  • Instellingen
• Onboarding doorlopen

Abonnement Caoloon

Om gebruik te maken van de Caoloon functionaliteit in de onboarding, is een abonnement van Caoloon nodig. Caoloon heeft meerdere abonnementen. Deze functionaliteit werkt op dit moment met het abonnement per API call en niet met het abonnement waarbij de hele database wordt aangeroepen. Op Caoloon.com kun je lezen hoe je dit kunt afsluiten. Elke keer dat het bruto uurloon wordt berekend, wordt er een API call gedaan.

Activatie

Als je een abonnement bij Caoloon hebt, heb je een token om in te stellen in e-UUR. Hiermee krijgt e-UUR toegang tot de gegevens van Caoloon, zodat deze gebruikt kunnen worden in de onboarding.

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Instellingen onder Algemeen of Start > Inlener-onboarding > Instellingen en vul de API key (token) van Caoloon in bij CaoLoon API key. Klik daarna op Opslaan.

Overzicht CAO's

Als de APi key is ingesteld, krijg je een overzicht van CAO's uit Caoloon beschikbaar in e-UUR. Hiervoor moet je een keer opnieuw inloggen in de e-UUR omgeving. Nadat je opnieuw bent ingelogd, vind je onder Start > Applicatiebeheer > CaoLoon: CAO's het overzicht terug.

Elke 1e dag van de maand en elke maandag worden deze gegevens automatisch door e-UUR gesynchroniseerd. Op deze manier heb je altijd de meest recente CAO beschikbaar in e-UUR. Deze CAO's worden vervolgens in de onboarding gebruikt.

Het is ook mogelijk om deze gegevens handmatig te synchroniseren. Klik dan op Synchroniseer met CaoLoon.

Onboardingstype inrichten

Je kunt nu het onboardingstype inrichten zodat de CAO's van Caoloon gebruikt kunnen worden in de onboarding. Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes en open het onboardingstype waarbij je de Caoloon koppeling wilt gebruiken. 

Voor de rest van dit artikel wordt de flexkracht-onboarding gebruikt. Alles wat hiervoor geldt, werkt op dezelfde manier voor de inlener-onboarding.

Formulierconfiguratie

Ga naar 2 Formulierconfiguratie. Hier is nu onder Beschikbare velden een extra groep Cao loon bepaling beschikbaar met daaronder de velden die je nodig hebt.

Plaats de volgende velden in het formulier voor een juiste werking van de CAO's van Caoloon. Zorg ervoor dat deze op onderstaande volgorde worden geplaatst in het formulier.

1. CAO (Cao loon bepaling)
2. Startdatum (standaard beschikbaarheid)
3. Loontabel
4. Functie (Cao loon bepaling)
5. Functieschaal
6. Geboortedatum (standaard beschikbaarheid)
7. Werkweek
8. Periodiek
9. ABU/NBBU (ja/nee veld; zelf toe te voegen als dit van toepassing is, geldt niet voor alle CAO's)
10. ADV toepassen (ja/nee veld; zelf toe te voegen als dit van toepassing is, geldt niet voor alle CAO's) 
11. Bruto uurloon (decimaal veld; zelf toe te voegen)
12. Caoloon rapport (bijlage veld; zelf toe te voegen)

Let op: de velden Bruto uurloon en Caoloon rapport moeten altijd als laatste worden geplaatst voor een juiste werking.

Bewerkingsdefinitie

Nadat de velden in het formulier zijn geplaatst kun je onder 3 Bewerkingsdefinitie de velden toevoegen, zodat die ingevuld kunnen worden. 

De velden Bruto uurloon en Caoloon rapport moet je hier niet toevoegen. Deze worden automatisch ingevuld. Het is af te raden om het mogelijk te maken om het veld Bruto uurloon te laten wijzigen door de gebruiker. Je kunt namelijk niet zien wie, welke wijziging heeft gemaakt. Deze wijziging wordt niet apart bijgehouden. Wel kun je in het gegenereerde rapport het oorspronkelijk berekende bruto uurloon terugvinden. 

Automatische invoer instellen

Ga nadat je de velden hebt toegevoegd aan de Bewerkingsdefinitie naar 4 Instellingen. Selecteer onder Automatische invoer van gegevens Ja. Je kunt nu regels toevoegen. Klik op Regel toevoegen.

Selecteer bij Type Cao loon.

Je kunt nu de elementen van de automatische invoer koppelen aan de velden uit het formulier. Selecteer bij de elementen, het veld uit de formulierconfiguratie dat erbij hoort. Door deze velden aan elkaar te koppelen, kun je in de onboarding de juiste gegevens selecteren. 

Klik daarna op Opslaan.

Het onboardingstype is nu ingericht om te gebruiken in combinatie met de CAO's van Caoloon. Klik op Opslaan om het onboardingstype op te slaan. 

Onboarding doorlopen

Afhankelijk van het gekozen onboardingsproces kun je een onboarding starten. Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe te starten met Onboarding?.

Vul de onboarding in. In de onboarding worden de velden Periodiek en Bruto uurloon opgehaald door de koppeling met Caoloon. De overige velden worden vanuit e-UUR gevuld.

Zodra alle velden voor de  berekening van het bruto uurloon zijn ingevuld, wordt de berekening gedaan en wordt het Bruto uurloon ingevuld. 

Ook is er een rapport beschikbaar na het Opslaan of Doorzetten van de onboarding. Klik op het rapport om deze te openen in een nieuw tabblad. Hierin staan de gegevens die zijn ingevuld en extra informatie uit de CAO.