Via de WhatsApp integratie is het mogelijk om notificaties vanuit Mid-Office te versturen naar de WhatsApp van je flexkrachten. De verstuurde berichten, en eventuele reacties van de flexkrachten komen daarbij in de zogenaamde Smart Inbox. Vanuit de Smart Inbox kun je het gesprek verder oppakken. Op deze manier kun je de flexkracht snel en effectief helpen wanneer zij bijvoorbeeld vastlopen in de onboarding.
Om te starten met Candidate Engagement is het volgende van belang:
* Licentie voor Candidate Engagement
* Licentie voor Mid-Office
* Koppeling tussen beide portalen moet operationeel zijn
Daarna kun je zelf aan de slag met de instellingen!
Let op: het versturen van berichten via WhatsApp is uitsluitend mogelijk vanuit de leverancier naar de flexkracht. Niet voor andere perspectieven.
Stap 1: Templates maken
Er zijn templates nodig om gebruik te maken van de Whatsapp functionaliteit. Deze templates moeten worden goedgekeurd en zijn instelbaar via het eigen account binnen Candidate Engagement.
Binnen de Candidate Engagement portal kunnen templates worden aangemaakt en aangevraagd voor goedkeuring, hier zijn video's met uitleg van beschikbaar onder de Quick start optie in het menu. Wanneer de goedkeuring is ontvangen, kunnen de templates worden gebruikt.
Stap 2: Leveranciersgebruiker voor communicatie aanmaken of selecteren
De eerste stap is het inrichten van een leveranciersgebruiker, welke gebruikt gaat worden voor de communicatie. De voor- en achternaam worden gebruikt van deze gebruiker, voor het versturen van berichten als afzender.
Start > Applicatiebeheer > Instelling > Whatsapp leveranciers gebruiker. Actuele lev. gebruiker, waarvan de naamgeving gebruikt wordt in de berichten.
Stap 3: Opties binnen Mid-Office
In het dashboard en bij de flexkracht account zijn voor de leverancier opties bijgekomen, namelijk:
1. Een tegel op het dashboard, de 'Smart Inbox' tegel:
Geeft het overzicht van alle Whatsapp berichten. Deze kan in- of uitgeschakeld worden in het dashboard en zal standaard ingeschakeld zijn.
2. Additionele optie binnen het account van de flexkracht, onder het 'Overig' menu:
Let op: templates kunnen niet worden aangemaakt aan de kant van Mid-Office!
Stap 4: Standaard berichten uit Mid-Office automatiseren
De standaard berichten in Mid-Office kunnen worden ingesteld om ook binnen Candidate Engagement te gebruiken. Om te zien welke berichten Mid-Office kan versturen, zie hier meer informatie!
Alle berichten die de mogelijkheid hebben om als template te worden verzonden, hebben een additionele optie gekregen. Via Start -> Applicatiebeheer -> Berichtsjablonen, kun je per bericht instellen welke afwijkende of additionele criteria je wil toepassen op dit bericht. Meer informatie over berichtsjablonen in het algemeen, het blokkeren of omleiden of de push functionaliteit kun je in separate artikelen lezen.
We nemen het voorbeeld voor het aanbieden van een urenbriefje. Via het berichtsjabloon met de code 'timecard_offered'. Hierbij zijn de mogelijkheden om via mail, push of WhatsApp het bericht te sturen.
Wat is er nodig voor de inrichting?
De WhatsApp functie moet op 'Ja' worden gezet en daarnaast moet de automation identifier (ID code) zijn toegevoegd om het bericht te kunnen versturen. Is deze niet ingevuld, dan worden deze berichten niet verzonden!
De automation identifier (code) kun je terugvinden in het Candidate Engagement portaal. Wanneer het template is goedgekeurd, is deze code terug te vinden onder de juiste template binnen het 'Automation' menu aan de linkerzijde:
Vervolgens kies je binnen de juist automation voor de optie 'Aanpassen'. Hier zie je in het menu dat opent aan de rechterzijde het ID staan, welke nodig is binnen Mid-Office per berichtsjabloon.
De Smart Inbox
De Smart Inbox opent de inbox zoals deze ook in het Candidate Engagement portaal staat:
Een conversatie in chat is 24 uur open. Daarna is er geen mogelijkheid meer om te kunnen chatten en zal er een nieuwe conversatie moeten worden gestart met een template.
Je kunt binnen de bestaande conversatie verder met het template door op de naam te klikken en vervolgens in het venster te klikken op de button 'een template versturen':
In de popup die verschijnt, kan de template en de taal worden gekozen. Het template kun je vervolgens aanpassen met variabele tekst, om inhoudelijk de informatie te vullen:
Als er nieuwe berichten zijn kun je dit ook in het overzicht zien, er komt een aantal te staan bij de berichtregel:
Wanneer de flexkracht heeft gereageerd, kun je de balk gebruiken om te chatten en eigen tekst in te vullen, evenals emoticons of een bijlage te uploaden. Opnieuw een template gebruiken is ook mogelijk, met het icoon aan de linkerzijde van de chatbalk:
In de Quick Start optie binnen het portaal van Candidate Engagement (Joboti) kun je een uitgebreide uitleg vinden van de verschillende onderdelen en is er een gedetailleerde uitleg vindbaar over de verschillende aspecten. Ook zijn er video's beschikbaar!
Mochten er vragen zijn over de WhatsApp integratie mogelijkheden, laat het ons dan weten door een mail te sturen naar service@textkernel.nl!