Onboarding: Freepack exportdefinitie

Bij de onboarding in e-UUR heb je de mogelijkheid om gegevens van de inschrijving naar Freepack te exporteren. Hieronder lees je hoe je dit kunt instellen. 

Let op: onderstaande informatie heeft uitsluitend betrekking op Freepack, per backoffice is dit verschillend!

Onboardingstype

Onder Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes kun je bij Stap 1: Algemeen het exportmoment instellen. 

Vervolgens kun je bij Stap 6: Exportdefinitie het exporteren van de inschrijving instellen. Selecteer onder Algemeen bij Type Backoffice en bij Backoffice Freepack. 

Na het selecteren van de backoffice krijg je een overzicht van de te exporteren velden. De minimale velden voor een inschrijving in Freepack zijn de verplichte velden. Dit zijn de volgende velden:

• BSN
• Voorletters
• Achternaam
• Straatnaam
• Huisnummer
• Land
• Burgerlijke staat
• Geslacht
• Geboortedatum
• Loonheffingskorting toepassen? 

Deze verplichte velden moet je koppelen aan de gegevens vanuit de onboarding. Selecteer daarom onder Inschrijvingsveld minimaal bij de verplichte velden het veld uit de onboarding. 

Uitsluitend wanneer alle verplichte velden zijn ingericht kun je de onboarding opslaan. 

Onboarding exporteren

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Flexkracht-onboardingen. Onboardingen die als Exportstatus Klaar voor export hebben, kunnen worden geexporteerd. 

Klik op Overig > Exporteren naar Freepack.

Je krijgt onderstaande melding. Klik op Exporteren voor het exporteren van de onboardingen die de Exportstatus Klaar voor export hebben. 

Wil je niet alle onboardingen met de Exportstatus Klaar voor export exporteren, zet dan eerst vinkjes voor de onboardingen die je wel wilt exporteren en klik daarna op Overig > Exporteren naar Freepack. 

Er wordt een CSV bestand gedownload met de gegevens uit de onboardingen. In dit bestand vind je de geëxporteerde onboardingen met de ingevulde gegevens zoals deze zijn ingesteld in het onboardingstype. Dit bestand kun je importeren in Freepack.

Na het exporteren wijzigt de Exportstatus van de onboarding naar Geëxporteerd.

Voorbeeld

Als bijlage vind je documentatie vanuit Freepack. Hierin is per veld aangegeven welk type (nummer/letters etc.) er wordt verwacht, of het verplicht is en ook hoeveel karakters het lang dient te zijn. Aan de hand van dit document kun je de onboarding inrichten. Hieronder vind je een voorbeeld.

In het document zie je dat er op volgnummer 60 het antwoord op de bedrijfsauto wordt verwacht. Dit antwoordt moet volgens de documentatie het volgende zijn.

Dat wil zeggen dat  je dit als volgt in de Formulierconfiguratie (type = antwoordopties) moet zetten.

De keuzeopties hierboven zijn afgestemd met alle daadwerkelijk te kiezen opties in Freepack. 

Let op: door het gebruik van het externe nummer bij de antwoordopties, zal alleen deze waarde naar Freepack worden gestuurd en niet de omschrijving.

Hiermee ben je er echter nog niet, want volgnummer 93 (de catalogus waarde van de auto) wordt nu verplicht en volgnummer 94 wordt optioneel. Richt je volgnummer 93 niet in terwijl je wel het type bedrijfsauto uitvraagt dan krijg je een fout bij het exporteren.

Het is dus verstandig dat als je bijvoorbeeld het type bedrijfsauto uitvraagt, de onboarding dan ook zo in te stellen dat de catalogus waarde dan verplicht wordt. 

Uiteraard zal bovenstaande ook in de exportdefinitie moeten worden ingesteld.

Let op: per 31 mei 2024 is het geslacht geen verplicht veld meer in Mid-Office. Het is om die reden ook niet meer verplicht in de exportdefinities. Hierbij kan het nog altijd een vereiste zijn van de backoffice om een flexkracht te kunnen aanmaken.