Onboarding: Stappen per proces

De onboarding bestaat uit een aantal stappen die je kunt instellen. Vanaf het moment dat je het bericht krijgt dat een flexkracht aan de slag kan bij een inlener, kan de onboarding worden opgestart. Je kunt de gegevens van de flexkracht invoeren, zodat de flexkracht automatisch in e-UUR komt. Hierbij heb je de mogelijkheid om een contract te genereren en/of documenten digitaal te laten ondertekenen. Met de onboarding kan een flexkracht gemakkelijk en snel administratief worden aangemeld en aan het werk.

Per type onboarding selecteer je één proces. Een deel van de verschillende processen vindt je hieronder. De processen die niet uitgebreid hieronder worden beschreven, zijn een combinatie/varianten op onderstaande processen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om het proces aan te vullen met contractgeneratie en/of de digitale ondertekening. Dat proces is beschreven in het artikel Proces contractgeneratie en digitale ondertekening. 

Bij de verschillende processen worden e-mails verstuurd vanuit e-UUR. Per proces is aangegeven welke e-mails (berichtcodes) worden verstuurd. Met die berichtcodes kun je de berichten in het log terugvinden, dan wel de tekst aanpassen met behulp van Poedit of de e-mails blokkeren/doorsturen via berichtsjablonen. 

Inlener vult in, flexkracht vult aan, inlener accordeert

Bij dit proces begint de inlener de inschrijving. De inlener kan als eerste gegevens van de inschrijving invullen en vervolgens de inschrijving doorzetten, zodat de flexkracht de ingevulde gegevens kan controleren en gegevens kan aanvullen. Als de inlener de inschrijving doorzet naar de flexkracht, ontvangt de flexkracht een e-mail om in te loggen in e-UUR (e-mail 1). De flexkracht kan vervolgens de inschrijving controleren en aanvullen en als dat allemaal klopt, doorzetten naar de inlener. De inlener controleert de gegevens en kan de inschrijving daarna doorzetten naar de leverancier. 

Zowel de flexkracht als de inlener heeft de mogelijkheid om de inschrijving af te keuren. Dit kan als de gegevens onjuist zijn ingevuld of als een verkeerde bijlage is toegevoegd. Als de inschrijving wordt afgekeurd, wordt er vanuit e-UUR een e-mail gestuurd naar degene die de inschrijving moet aanpassen (e-mail 2: flexkracht keurt de inschrijving af, e-mail 3: inlener keurt de inschrijving af). Bij het afkeuren moet er verplicht een opmerking worden ingevuld. Deze opmerking staat in de verstuurde e-mail, zodat direct duidelijk is waarom de inschrijving is afgekeurd. 

Als de inschrijving door wordt gezet naar de leverancier, heeft de leverancier ook nog de mogelijkheid om de inschrijving af te keuren aan zowel de flexkracht, als de inlener (e-mail 4: leverancier keurt af aan de inlener, e-mail 5: leverancier keurt af aan de flexkracht). Dit kan bijvoorbeeld als de leverancier de gegevens controleert en ziet dat de inlener een verkeerd tarief heeft ingevuld. 

Tot slot kan de leverancier kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te genereren en/of een contract te laten ondertekenen.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_sc_approve

E-mail 2: fwonboarding_reject_sc_fillin_fw (flexkracht keurt af)

E-mail 3: fwonboarding_reject_fw_fillin_sc  (inlener keurt af)

E-mail 4: fwonboarding_reject_sc_fillin_ve  (leverancier keurt af)

E-mail 5: fwonboarding_reject_fw_fillin_ve  (leverancier keurt af)

Inlener vult alles in

Als bij de inschrijving wordt gekozen voor het proces inlener vult alles in dan start de inschrijving bij de inlener. Nadat die alle gegevens van de inschrijving heeft ingevuld, zet hij de inschrijving door naar de leverancier. Bij het doorzetten van de inschrijving wordt vanuit e-UUR een e-mail naar de flexkracht gestuurd dat hij kan inloggen in e-UUR (e-mail 1). De leverancier kan de inschrijving vervolgens goedkeuren en doorzetten of afkeuren aan de inlener. De flexkracht hoeft in dit proces zelf geen gegevens in te vullen. De leverancier heeft hier de mogelijkheid om de inschrijving af te keuren aan de inlener als bijvoorbeeld de gegevens van de flexkracht niet juist zijn ingevuld. Dit kan als opmerking worden ingevuld bij het afkeuren en zal dan in de e-mail staan die wordt verstuurd naar de inlener. 

Bij het afkeuren van de inschrijving aan de inlener wordt er vanuit e-UUR een e-mail naar de inlener gestuurd dat hij de inschrijving kan wijzigen (e-mail 2). Bij het doorzetten kan de leverancier vervolgens kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te genereren en/of een contract te laten ondertekenen.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_sc_fw_inform 

E-mail 2: fwonboarding_reject_sc_fillin_ve 

Inlener vult in, flexkracht accordeert en vult aan

Bij dit proces start de inlener de inschrijving. Zodra de inlener de inschrijving doorzet, ontvangt de flexkracht een e-mail dat hij kan inloggen in e-UUR om zijn inschrijving goed te keuren of af te keuren (e-mail 1). Als de inlener de gegevens van de flexkracht onjuist heeft ingevuld, dan kan de flexkracht de inschrijving afkeuren. 

Bij het afkeuren van de inschrijving stuurt e-UUR een e-mail naar de inlener dat hij de inschrijving kan wijzigen (e-mail 2). Als de inlener de gegevens goed heeft ingevuld, dan kan de flexkracht de inschrijving doorzetten naar de leverancier. De leverancier heeft vervolgens de mogelijkheid om de inschrijving toch nog af te keuren aan de inlener of aan de flexkracht als er bijvoorbeeld een typefout in de gegevens staat. Bij het afkeuren moet er verplicht een opmerking worden ingevuld, waar dan kan worden ingevuld dat er een typefout in bijvoorbeeld de voornaam staat. Er wordt dan een e-mail gestuurd naar de inlener (e-mail 3) of naar de flexkracht (e-mail 4) met daarin de opmerking dat er een typefout in de voornaam staat. 

De leverancier kan daarna kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te genereren en/of een contract te laten ondertekenen.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_fw_fillin

E-mail 2: fwonboarding_reject_sc_fillin_fw (flexkracht keurt af)

E-mail 3: fwonboarding_reject_sc_fillin_ve

E-mail 4: fwonboarding_reject_fw_fillin_ve

Bemiddelaar vult in, flexkracht vult aan, bemiddelaar accordeert

Dit proces is gelijk aan het proces inlener vult in, flexkracht vult aan, inlener accordeert waarbij de inlener in dit geval de bemiddelaar is. 

De bemiddelaar start de inschrijving en zet deze door naar de flexkracht. Na het doorzetten, ontvangt de flexkracht een e-mail om in te loggen in e-UUR (e-mail 1). De flexkracht kan vervolgens de inschrijving controleren, aanvullen en doorzetten naar de bemiddelaar. De bemiddelaar controleert vervolgens de gegevens die zijn ingevuld door de flexkracht en zet de inschrijving daarna door naar de leverancier. 

Zowel de flexkracht, bemiddelaar als de leverancier heeft de mogelijkheid om de inschrijving af te keuren. Als de bijvoorbeeld de voornaam niet goed is ingevuld, dan kan de flexkracht de inschrijving afkeuren aan de bemiddelaar, zodat die de voornaam kan wijzigen. Als de inschrijving wordt afgekeurd, wordt er vanuit e-UUR een e-mail gestuurd naar degene die de inschrijving moet aanpassen (e-mail 2: flexkracht keurt de inschrijving af, e-mail 3: bemiddelaar keurt de inschrijving af). Bij het afkeuren is het verplicht om een opmerking in te vullen, zodat daar kan worden ingevuld dat bijvoorbeeld de voornaam niet goed is. Deze opmerking staat in de verstuurde e-mail, zodat direct duidelijk is waarom de inschrijving is afgekeurd. 

Na het doorzetten van de inschrijving naar de leverancier, heeft de leverancier de mogelijkheid om de inschrijving door te zetten of nog af te keuren aan de bemiddelaar (e-mail 4) of aan de flexkracht (e-mail 5). De leverancier kan vervolgens kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te genereren en/of een contract te laten ondertekenen.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_me_fw_fillin 

E-mail 2: fwonboarding_reject_me_fillin_fw  (flexkracht keurt af)

E-mail 3: fwonboarding_reject_fw_fillin_me 

E-mail 4: fwonboarding_reject_me_fillin_ve 

E-mail 5: fwonboarding_me_reject_fw_fillin_ve 

Bemiddelaar vult alles in

Het is ook mogelijk dat de inschrijving door de bemiddelaar wordt gedaan. De bemiddelaar start de inschrijving en vult alle gegevens in. Daarna zet de bemiddelaar de inschrijving door naar de leverancier ter goedkeuring. Er wordt dan een e-mail gestuurd naar de flexkracht, zodat hij kan inloggen in e-UUR (e-mail 1). De flexkracht heeft in dit proces geen rol. De leverancier controleert in dit proces de ingevulde gegevens van de flexkracht. 

De leverancier kan hierna kiezen om de inschrijving af te keuren aan de de bemiddelaar, af te sluiten, een contract te generenen en/of een contract te laten ondertekenen. Bij het afkeuren van de inschrijving ontvangt de bemiddelaar daarvan een e-mail (e-mail 2). In deze e-mail staat als opmerking waarom de leverancier de inschrijving heeft afgekeurd. Bij het afkeuren moet dat verplicht worden ingevuld.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_me_fw_inform

E-mail 2: fwonboarding_reject_me_fillin_ve

Bemiddelaar vult in, flexkracht accordeert en vult aan

Dit proces is gelijk aan het proces Inlener vult in, flexkracht accordeert en vult aan. Alleen wordt de inschrijving nu gestart door de bemiddelaar en speelt de inlener geen rol. 

Bij dit proces start de bemiddelaar de inschrijving. Zodra de bemiddelaar de inschrijving doorzet, ontvangt de flexkracht een e-mail dat hij kan inloggen in e-UUR om zijn inschrijving goed te keuren of af te keuren (e-mail 1). Als er bijvoorbeeld een verkeerde geboortedatum is ingevuld, dan kan de flexkracht de inschrijving afkeuren. Bij het afkeuren kan de flexkracht dat als opmerking invullen. Bij het afkeuren van de inschrijving stuurt e-UUR een e-mail naar de bemiddelaar met daarin de opmerking dat bijvoorbeeld de geboortedatum verkeerd is ingevuld en dat hij de inschrijving kan wijzigen (e-mail 2). Na goedkeuren kan de de flexkracht de inschrijving doorzetten naar de leverancier. 

De leverancier heeft vervolgens de mogelijkheid om de inschrijving af te keuren aan de bemiddelaar of aan de flexkracht als er toch gegevens onjuist zijn. Er wordt dan een e-mail gestuurd naar de bemiddelaar (e-mail 3) of naar de flexkracht (e-mail 4) waarbij ook weer de opmerking wordt weergegeven waarom de inschrijving is afgekeurd. Hierna kan de leverancier kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te generenen en/of een contract te laten ondertekenen.

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_me_fw_fillin 

E-mail 2: fwonboarding_reject_me_fillin_fw  (flexkracht keurt af)

E-mail 3: fwonboarding_reject_me_fillin_ve 

E-mail 4: fwonboarding_me_reject_fw_fillin_ve 

Leverancier vult in, flexkracht vult aan

Bij dit proces begint de leverancier de inschrijving. Vervolgens wordt de inschrijving doorgezet naar de flexkracht. Er wordt een e-mail verstuurd naar de flexkracht dat hij kan inloggen om zijn inschrijving door te zetten (e-mail 1). De flexkracht kan de inschrijving aanvullen of afkeuren aan de leverancier als er gegevens niet goed zijn ingevuld. 

Na het invullen zet de flexkracht de inschrijving door naar de leverancier en kan de leverancier kiezen om de inschrijving af te sluiten, een contract te generenen en/of een contract te laten ondertekenen. Hierbij heeft de leverancier ook de mogelijkheid om de inschrijving ook af te keuren aan de flexkracht (e-mail 2). Bij het afkeuren moet er verplicht een opmerking worden ingevuld. Deze opmerking staat in de verstuurde e-mail, zodat direct duidelijk is waarom de inschrijving is afgekeurd. 

E-mails

De e-mails die in dit proces worden verstuurd, hebben de volgende berichtcodes: 

E-mail 1: fwonboarding_ve_fw_fillin 

E-mail 2: fwonboarding_me_reject_fw_fillin_ve