Automatische herinneringen in de onboarding

Voor de onboarding kun je verschillende herinneringen instellen, zodat een gebruiker erop geattendeerd wordt dat hij nog gegevens moet invullen om de onboarding verder door te kunnen zetten in het proces. 

Voor de flexkracht-onboarding en de inlener-onboarding kun je instellen dat er automatisch herinneringen worden verstuurd in de onboarding voor het doorzetten van de onboarding. Daarnaast kun je voor de flexkracht-onboarding apart instellen dat voor het ondertekenen van documenten herinneringen worden verstuurd. In dit artikel worden beide herinneringen besproken. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Herinnering doorzetten onboarding
  • Handmatige herinnering
• Herinnering voor ondertekening

Herinnering doorzetten onboarding

Het is mogelijk om automatisch herinneringen in te stellen. Ga hiervoor naar Start > Flexkracht-onboarding > Instellingen onder Algemeen of Start > Inlener-onboarding > Instellingen en vul onder Instellingen - Onboarding een termijn (in dagen) in. Voor zowel de flexkracht-onboarding als de inlener-onboarding kun je een aparte termijn instellen.

Je kan meerdere termijnen instellen, gescheiden door een puntkomma. Negatieve termijnen kun je niet instellen, omdat de termijn geldt vanaf de laatste statuswijziging van de onboarding. Wil je bijvoorbeeld dat er elke dag een herinnering komt? Stel dan de termijn in op 1;2;3;4;5;6;7. Je krijgt dan een week lang, elke dag een herinnering.

Klik daarna op Opslaan.

Een gebruiker krijgt nu een e-mail en in de onboarding zelf kun je bij de statusregels zien dat er een automatische herinnering is verstuurd. Bij Door staat dan Cron Gebruiker. 

Handmatige herinnering

Wil je niet automatisch een herinnering versturen, maar handmatig voor een specifieke onboarding? Klik dan de onboarding aan en klik op de knop Herinnering versturen. 

Bij de statusregels staat nu bij Door de naam van de gebruiker die de herinnering heeft verstuurd. 

Herinnering voor ondertekening

Naast de herinnering voor het doorzetten van de onboarding, kun je ook automatische herinneringen voor de flexkracht-onboarding instellen voor het ondertekenen van documenten. Ga hiervoor naar Start > Flexkracht-onboarding > Instellingen en vul onder Algemeen de termijn (starttermijn en eventuele herhalingstermijn) voor de herinnering in en klik op Opslaan.

De starttermijn is in ten opzicht van de wijzigingsdatum van het te ondertekenen document. De herhalingstermijn is ten opzichte van de laatst verstuurde herinnering. Vul bijvoorbeeld 4;1 in om 4 dagen nadat de onboarding de Status Ondertekening heeft gekregen en 1 dag na elke herinnering, een herinnering te versturen 

De flexkracht krijgt de volgende e-mail met daarin genoemd de bijlagen die ondertekend moeten worden. Deze heeft berichtcode: fwonboarding_remindsiging.