CAO Connect in de onboarding

In zowel de flexkracht-onboarding als de inlener-onboarding kun je instellen dat automatisch het bruto uurloon wordt berekend aan de hand van de toepasselijke CAO. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van de gegevens van ExpertHR.

Allereerst moet je een CAO selecteren. Na het kiezen van de CAO wordt vervolgens automatisch aangegeven welke gegevens bij die CAO van toepassing kunnen zijn. Zo kun je vervolgens alleen kiezen uit de loontabellen, functies, functieschalen, werkweken en periodieken die bij de betreffende CAO horen. 

Op deze manier kun je gemakkelijk instellen waar een flexkracht onder valt en automatisch laten berekenen welk bruto uurloon voor de flexkracht op basis van die CAO van toepassing is. Ook is er daarna een rapport beschikbaar met de ingevulde gegevens en informatie uit die CAO. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt en hoe je dit kunt instellen in de onboarding. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Abonnement ExpertHR
• Activatie
• Onboardingstype inrichten
  • Instellingen
  • Inrichten en velden koppelen
  • Formulierconfiguratie
• Onboarding doorlopen

Abonnement ExpertHR

Om gebruik te maken van de CAO Connect functionaliteit in de onboarding, is een abonnement van ExpertHR nodig. Er bestaan meerdere soorten abonnementen. Deze functionaliteit werkt met een API call, waarbij een API key word verstrekt door ExpertHR bij het abonnenment. Op ExpertHR kun je lezen hoe je dit kunt afsluiten of een demo aanvragen.

Activatie

Als je een abonnement bij ExpertHR hebt, heb je een token om in te stellen in e-UUR. Hiermee krijgt e-UUR toegang tot de gegevens van CAO Connect, zodat deze gebruikt kunnen worden in de onboarding.

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Instellingen onder Koppeling of Start > Inlener-onboarding > Instellingen en vul de API key (token) van CAO Connect in bij CaoConnect API key. Klik daarna op Opslaan.

Met de button 'Test Cao Connect connectie' kan de API key getest worden om te zien of er een goede verbinding kan worden gemaakt. Er verschijnt een popup met daarin de informatie van de connectie test:

Onboardingstype inrichten

Het onboardingstype kan nu ingericht worden zodat de CAO's van CaoConnect gebruikt kunnen worden in de onboarding. Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes en open het onboardingstype waarbij je de Cao Connect koppeling wilt gebruiken. 

Voor de rest van dit artikel wordt de flexkracht-onboarding gebruikt. Alles wat hiervoor geldt, werkt op dezelfde manier voor de inlener-onboarding.

Automatische invoer instellen

Ga nadat je de velden hebt toegevoegd aan de Bewerkingsdefinitie naar 4 Instellingen. Selecteer onder Automatische invoer van gegevens Ja. Je kunt nu regels toevoegen. Klik op Regel toevoegen.

Selecteer bij Type Cao Connect:

Je kunt nu de elementen van de automatische invoer koppelen aan de reeds bestaande velden uit het formulier of de velden kunnen automatisch worden aangemaakt in de gewenst stap.  

Wanneer er reeds velden bestaan voor het koppelen van informatie, kunnen deze worden gekoppeld aan de informatie die vanuit Cao Connect worden aangeleverd. Wanneer deze functionaliteit voor het eerst gebruikt gaat worden, kies dan voor 'Nieuwe velden'. Na de keuze voor nieuwe velden word gevraagd in welke stap de velden moeten worden toegevoegd. Kies de stap en klik op Opslaan.

Een nieuwe popup opent voor de instellingen. Hierbij zijn er additionele instellingen die moeten worden gekozen, deze zijn als verplicht gemarkeerd:

De velden die niet nieuw worden aangemaakt kunnen worden gekoppeld aan bestaande velden. Hierbij is de geboortedatum als wel ingangsdatum loonheffing van belang, dit zijn velden die vaak in een onboarding reeds zijn aangemaakt en worden om deze reden niet nogmaals aangemaakt.

Het uiteindelijke resultaat, wanneer alle velden zijn ingericht en de velden van CAO Connect gekoppeld zijn. Er is direct inzichtelijk wat er is ingevuld op basis van de API call:

Documentgeneratie in combinatie met CAO Connect velden

Informatie ingeladen in de velden binnen de onboarding, kunnen worden gebruikt voor documentgeneratie. In het Help sjabloon kun je de velden vinden op basis van de naam van het veld.

Onderstaand een screenshot van de te koppelen velden met additionele informatie met betrekking op specifieke toeslagen en vergoedingen die mogelijk gelden. Informatie uit deze velden kunnen in het geheel (rood) in een document worden gezet, of worden opgedeeld in specifieke onderdelen.

Let hierbij op dat het veld voor het inladen van de informatie onder het veld 'Overzicht: Toeslagen en vergoedingen (volledig)' in het geheel in het document zal worden getoond. 

Wil je specifiek alleen de toeslagen gebruiken in je onboarding en je documentgeneratie? Kies dan niet voor het veld 'volledig' maar kies hiervoor het separate veld 'Overzicht: Toeslagen'. 

Tip: maak onderscheid in de benaming van de velden die worden gevuld op basis van de informatie die uit CAO Connect aangeleverd worden, dit maakt het eenvoudiger om de juiste tags op te zoeken uit het Help-document voor de documentgeneratie. Daarnaast bestaat er geen verwarring wanneer er velden een soorgelijke benaming hebben!

Let op: niet alle CAO's bevatten functies, zoals bijvoorbeeld bij de Recreatie CAO. Ook zonder functies kun je door met functiechalen en andere velden binnen de CAO!

Tot slot

Er zijn een aantal aanvullende opties welke meer informatie kunnen ophalen bij CAO Connect, welke niet standaard zijn maar kunnen worden gebruikt als additionele informatie betreffende de CAO. Hieronder in het kort:

ADV

In dit veld kun je een koppeling leggen of er sprake is van ADV.

SBI Code (tekstveld)

Staat voor Standaard Bedrijfsindeling en geeft aan wat de hoofd- en nevenactiviteiten van een bedrijf zijn. Deze code kan worden opgehaald uit CAO Connect en is optioneel.

SZ Code (tekstveld)

Staat voor Salaris Zwaarte of een vergelijkbare term die wordt gebruikt in de betreffende CAO. Deze verwijst doorgaansnaar de loonschaalcode voor een specifieke functie of positie binnen een bedrijfstak of CAO.